Hoe wordt uw werkomgeving gebruikt?
Het gebruik van de werkomgeving kan uitgesplitst worden naar bezetting, benutting en activiteiten. Daarbij komen vragen naar boven als:
- Wat zijn de bezettingsgraden binnen uw kantoor?
- Wat zijn de activiteitenpatronen van uw medewerkers?
- Wat is de bezetting per werkplektype? Minimaal, gemiddeld, maximaal?
- Waar vinden vooral concentratiewerkzaamheden plaats? En waar vooral werkzaamheden met interactie?
- Wat is de benuttingsgraad van bijvoorbeeld uw overlegplekken?
Space Utilization Monitor
De Space Utilization Monitor(SUM) geeft uitgebreid en overzichtelijk antwoord op bovenstaande vragen. De SUM is een meetinstrument waarmee de bezettingsgraad en het gebruik van een kantoor objectief in kaart wordt gebracht. Met de SUM wordt gekeken naar:
- Bezetting - is een plek bezet door een persoon, door spullen of onbezet (beschikbaar)? Dit geeft een beeld over de leegstand van een gebouw en de wijze waarop een plek bezet is.
- Benutting - door hoeveel personen is de bezette plek in gebruik en hoe is dat ten opzichte van het aantal personen waar een plek voor bedoeld is? Dit geeft inzicht in het optimaal gebruik van de plekken. Wordt bijvoorbeeld een achtpersoons-overlegruimte gemiddeld genomen slechts door vier personen gebruikt, dan is sprake van een benutting van 50%.
- Activiteiten - welke activiteiten vinden op de bezette plekken plaats? Het overzicht van activiteiten die per plek plaatsvindt, geeft de organisatie een beeld over de aard van het gebruik van plekken.
De uitkomsten van een meting met de SUM zijn niet alleen veelzeggend, maar vaak ook confronterend. Met de SUM kan - op empirische basis - besloten worden om al dan niet over te gaan tot een andere indeling van het kantoor, wellicht met een intensiever gebruik door werkplekken te gaan delen of te gaan wisselwerken in een activiteitgerelateerde werkomgeving. Verder geeft het inzicht in het minimaal benodigde aantal en de benodigde grootte van ruimten zoals vergaderruimten en overlegplekken.
Figuur 1: Voorbeeld van gemiddelde bezetting van verschillende werkplektypen
Wat vraagt de SUM van u?
Een bezettingsgraadmeting met SUM vraagt niet veel van uw organisatie, enkel heldere plattegronden en toegang tot uw werkomgeving, zodat het CfPB het onderzoek kan uitvoeren. Het informeren van de medewerkers is van belang, aangezien de meting niet onopgemerkt zal blijven: Een week lang wordt minstens acht keer per dag per plek geregistreerd wat de bezetting is en welke activiteiten er plaats vinden. Het is daarbij belangrijk dat alle werkdagen gedurende een representatieve week worden gemeten. Om de betrouwbaarheid van de uitkomsten te vergroten en een goed beeld te krijgen van de piekbezetting, worden de twee drukste dagen van de week nogmaals gemeten in de daarop volgende week.
Alleen een bezettingsgraadmeting?
Het CfPB zet de SUM bij voorkeur in bij een bredere onderzoeksvraag en als onderdeel van de WODI Toolkit. Mocht u interesse hebben in enkel een bezettingsgraadmeting, dan kunt u contact opnemen met UTS Facility Management. UTS Facility Management, onderdeel van UTS Nederland, maakt in zijn bezettingsgraadmetingen in kantoren, scholen en andere utilitaire gebouwen gebruik van de Space Utilization Monitor. UTS FM stelt de verzamelde datasets vervolgens aan het CfPB ter beschikking voor wetenschappelijk onderzoek.
Aanvullende informatie:
Bezettingsgraadmeting Ministerie van LNV, Directie Regionale Zaken – West (S. Brunia, 2009)
Terug naar hoofdpagina WODI Toolkit.