Hoe richt je het proces in?
Wat zijn gebruikelijke stappen in een huisvestingsproces?
Waar moet je aan denken bij de inrichting van de projectorganisatie?
Wie betrek je in het huisvestingproces, wanneer en waarover?
Welke rechten heeft een ondernemingsraad bij herhuisvesting?
Organisatiegericht huisvesten is een veel gebruikte methode. Wat houdt het in?
Wat zijn gebruikelijke stappen in een huisvestingsproces?
Als de aanleiding voor de vraag rondom huisvesting of werkomgeving in beeld is, volgt het verzamelen van informatie over de organisatie, de bestaande huisvesting, de context en in de vakwereld beschikbare kennis over de werkomgeving. Vanuit de verzamelde informatie stel je de intenties (huisvestingsambities en gebruikersprofielen) vast. Deze zijn de basis voor de conceptuele keuzes m.b.t. het werkplekconcept, de voorzieningen, diensten en middelen, ICT en de esthetische en technische kwaliteit. De conceptuele keuzes worden uitgewerkt en geïmplementeerd in o.a. een programma van eisen (PvE), een ontwerp en gebouwkeuze, planning en begroting, gebruik- en beheerconcept en acties voor de ingebruikname. Om de stappen goed te zetten zijn per stap proceskeuzes nodig over sturing, uitvoering, participatie, besluitvorming en communicatie. De inhoudelijke en processtappen samen leiden tot een organisatiegericht huisvestingsresultaat.
Waar moet je aan denken bij de inrichting van de projectorganisatie?
- Zorg ervoor dat de top van de organisatie zitting neemt in de stuurgroep.
- Zorg voor een kleine slagvaardige projectgroep. In de projectgroep zitten bij voorkeur enkele vertegenwoordigers van het management en daarnaast experts/adviseurs vanuit verschillende kennisvelden.
- Breng het speelveld snel en goed in kaart: de spelers in ‘de omgeving’ of ‘politiek’ en hun belangen, andere projecten in de organisatie en de gewenste te besteden tijd en energie.
- De inrichting van het proces van sturing, uitvoering, participatie, besluitvorming en communicatie en vooral de vraag: door wie, wat, wanneer, hoe, voor wie en waarmee?
- Betrek de OR tijdig. Uit oogpunt van draagvlak kan het helpen een OR-lid als toehoorder uit te nodigen voor de stuurgroep of projectgroep.
- Experts op alle inhoudelijke vlakken, van werkproces, personeelsbeleid, faciliteiten t/m esthetische en technische mogelijkheden. Maak gebruik van binnen de organisatie aanwezige kennis. Dat scheelt geld en is goed voor het draagvlak.
- Besteed voldoende aandacht voor de 'zachte kant' van de huisvesting, zoals de bewustwording van het personeel. Lees hier hoe Waterschap Rivierenland dat heeft aangepakt.
Wie betrek je in het huisvestingsproces, wanneer en waarover?
Het huisvestingsproces richt zich op de vraag wie stuurt, besluit, voert uit, participeert en communiceert over wat, wanneer, hoe, voor wie en waarmee? Het gaat dan over welke vertegenwoordiging vanuit de organisatie neemt actief deel in welke fase en onderdeel van het proces. Wie neemt beslissingen, wie brengt adviezen en/of ideeën in en met wie deel je welke informatie. Hierbij is een rol weggelegd voor het management maar ook voor de medezeggenschap en de medewerkers van de organisatie.
Afhankelijk van de wijze waarop je het huisvestingsproces wilt vormgeven (er is niet ‘one best way’), hebben vertegenwoordigers hun rol bij het informatie verzamelen, de vertaalslagen naar ambities, conceptuele keuzes en de uitwerking en implementatie. Maar zeker ook in de gebruik en beheerfase.
Welke rechten heeft een ondernemingsraad bij herhuisvesting?
De rechten van een ondernemingsraad (OR) zijn vastgelegd in de Wet op de Ondernemingsraden (WOR). Op het gebied van herhuisvesting zijn de rechten beperkt. Een OR heeft alleen adviesrecht als de plaats van de onderneming wijzigt. Over een wijziging van het werkplekconcept heeft een OR geen advies- of instemmingsrecht. Het informatierecht geldt wel en een OR mag vanwege zijn initiatiefrecht zelf voorstellen doen over de werkomgeving. De werkgever moet daarover in overleg treden maar mag het voorstel beargumenteerd afwijzen. Tegen een afwijzend besluit staat geen beroep open. Vanwege het draagvlak is het wel verstandig de OR een serieuze rol te geven in een herhuisvestingtraject.
Organisatiegericht huisvesten is een veelgebruikte methode. Wat houdt dat in?
Organisatiegericht huisvesten definieert het CfPB als ‘het in een bewust vormgegeven proces maken, op elkaar afstemmen, uitwerken en implementeren van (conceptuele) huisvestingskeuzes. De keuzes worden gemaakt op basis van informatie over de organisatie, de bestaande huisvesting, de context en de best beschikbare kennis. Centraal staan expliciete huisvestingsambities en gebruikersprofielen’. Bij organisatiegericht huisvesten staan niet alleen de huisvestingsambities, werkproces en het gebouw centraal maar ook de werkwijze en cultuur in de organisatie: wat is haalbaar en wenselijk vanuit de organisatievisie , personeelsbeleid en de rol en competenties van het management en de werknemers?