Wat moet je weten over implementatie en beheer?
Waarom is aandacht voor implementatie belangrijk?
Waarom verzetten mensen zich tegen verandering?
Hoe creëer je maximaal draagvlak voor een innovatief huisvestingsconcept?
Wat zijn kritische factoren als je een innovatief huisvestingsconcept gaat implementeren?
Hoe zorg je dat een innovatief huisvestingsconcept gebruikt wordt zoals het bedoeld?
Wanneer kan een huisvestingstraject als beëindigd worden beschouwd?
Waarom is aandacht voor implementatie belangrijk?
De implementatiefase is een cruciaal onderdeel in elk innovatieproces. Het succes van een verandering hangt niet enkel af van de gekozen oplossing maar ook van de manier waarop deze geïmplementeerd wordt. In formulevorm: E = K*A (het eindresultaat is de resultante van de kwaliteit van de verandering x de acceptatie). Veel veranderingen falen door een slechte aanpak van de implementatie. Er is dan meestal onvoldoende aandacht geschonken aan de menselijke kant van het veranderproces, waardoor er onvoldoende draagvlak is. Bij de overstap naar een innovatieve werkomgeving is draagvlak erg belangrijk. Het succes van een innovatieve werkomgeving wordt in belangrijke mate bepaald door de mate waarin de medewerkers bereid zijn hun werkwijze aan te passen.
Waarom verzetten mensen zich tegen verandering?
Een nieuw huisvestingsconcept is een ingrijpende verandering in de context en betekent vaak het einde van een heleboel oude gewoontes. En dat gaat niet zonder slag of stoot want de mens is een gewoontedier. Kreitner, Kinicki en Buelens (2002) noemen de volgende meest voorkomende oorzaken van weerstand: de predispositie van de persoon tegen verandering, verrassing en angst van het onbekende, een klimaat van wantrouwen, faalangst, verlies van status of werkzekerheid, peer pressure, verstoring van culturele tradities of groepsrelaties, persoonlijkheidsconflicten, gebrek aan tact of slechte timing en niet-bekrachtigende beloningssystemen.
Hoe veranderen mensen?
Een bekend model van geplande verandering is bedacht door de sociaal psycholoog Kurt Lewin. Het model geeft aan dat veranderen in drie stappen gaat: 'unfreezing the present', 'moving to a new level' (change) en 'refreezing the new level'. In de eerste fase staat het motiveren van betrokkenen om oude gedragingen in te ruilen voor nieuwe centraal. In fase twee staat het aanleren van de nieuwe manier van werken centraal. In fase drie worden het nieuwe gedrag en de nieuwe attitudes opgenomen in de normale gang van zaken. Het nieuwe gedrag is de norm en mensen worden er op aangesproken als ze er van afwijken.
Hoe creëer je maximaal draagvlak voor een innovatief huisvestingsconcept?
Om draagvlak te creëren is het belangrijk om je bewust te zijn van de verschillende triggers van weerstand. Een belangrijke oorzaak is de onzekerheid en gemis aan informatie die medewerkers vaak ervaren. Het is daarom verstandig om iedereen in de organisatie goed te betrekken bij de veranderingen. Dat kan op verschillende manieren. Zo kan je medewerkers direct laten participeren, of indirect (via bijvoorbeeld afdelingsvertegenwoordigers). Ook de diepgang van de participatie kan verschillen: van ‘mee weten’ tot ‘mee beslissen’. Specifiek voor het creëren van draagvlak formuleert De Kleer (1987) de volgende aanbevelingen: neem weerstand serieus, informeer de betrokkenen over de veranderingen, laat de betrokkenen zo veel mogelijk participeren, bied steun en hulp, onderhandel.
Wat zijn kritische factoren als je een innovatief huisvestingsconcept gaat implementeren?
In de literatuur worden volgende kritische factoren beschreven:
- Zorg voor een zorgvuldige analyse van de organisatie en haar werkprocessen
- Formuleer heldere en eenduidige doelstellingen
- De keuze voor het concept is logisch en ingegeven door ontwikkelingen in de context van de organisatie. Het is niet enkel een kostenbesparing.
- De conceptkeuze sluit aan bij de cultuur en de werkprocessen van de organisatie
- Communiceer
- Laat weerstand toe en ga er mee om
- Stimuleer de betrokkenheid van de medewerkers
- Investeer voldoende in de veranderingen
- Houd rekening met de karakteristieken van de medewerkers
- Houd rekening met randvoorwaarden bijv. op het vlak van ICT
- Zorg voor een adequate projectorganisatie
- Zorg voor commitment van het management
- Werk aan adequate nazorg en beheer
- Evalueer de nieuwe omgeving en stuur eventueel bij
Hoe zorg je dat een innovatief huisvestingsconcept gebruikt wordt zoals bedoeld?
Vaak denkt men dat als de implementatie is afgerond, medewerkers er als ‘automatisch’ correct mee zullen omgaan. In werkelijkheid is dit echter niet het geval. Een innovatief huisvestingsconcept vraagt een grote gedragsverandering van de gebruikers. Goede ondersteuning van deze verandering kan er voor zorgen dat medewerkers niet terugvallen in ‘oude gedragspatronen’. Dat kan door scholing in 'de nieuwe manier van werken'. Ook het samen formuleren van een beperkt aantal duidelijke regels en het handhaven van deze afspraken kan daarbij helpen. Een ander middel is het inzetten van het Werkplekspel kort na ingebruikname van de nieuwe werkomgeving. Het spel vergroot de bewustwording met de nieuwe werkomgeving en zorgt dat gebruikers met elkaar het gesprek aan gaan over het gebruik van de nieuwe omgeving.
Wanneer kan een huisvestingstraject als beëindigd worden beschouwd?
Na de verhuizing moet het juiste gebruik van de werkomgeving bewaakt worden en moet snel en afdoende ingespeeld worden op klachten. Het evalueren van de nieuwe omgeving en waar nodig bijsturen kan helpen de acceptatie van de veranderingen verder te ondersteunen. Uiteraard vergt de implementatie kort na invoering meer aandacht dan langere tijd erna. Maar zeker bij een innovatieve werkomgeving geldt dat blijvende aandacht nodig is. Het juiste gebruik van een innovatief kantoorconcept vergt een zekere discipline, denk bijvoorbeeld aan het opruimen van je werkplek als je in overleg gaat. Zonder permanente aandacht is de kans groot dat het concept verwatert.
Meer informatie over implementatie: literatuurstudie Effectieve implementatie van kantoorinnovatie (De Bruyne, 2007)