Huisvestingskeuzemodel

Procesmodel voor mens- en organisatiegericht huisvesten

Geen huisvestingsproces is gelijk. Huisvestingsprocessen kennen verschillende contexten, uiteenlopende doelstellingen, variëren in omvang en impact op de organisatie, worden top-down benaderd of juist bottom-up etc. Naast deze veelvormigheid zijn er ook overeenkomsten: alle processen kennen een begin en een eind, waartussen vele keuzes gemaakt moeten worden. De keuzes dienen idealiter onderbouwd, helder, integraal, afgewogen en gedragen te zijn en zonder twijfel. In de praktijk zijn keuzes vaak impliciet, zonder heldere argumentatie en het ontbreekt vaak aan consensus over gemaakte keuzes. Of een nieuw huisvestingsconcept een succes wordt valt vooraf meestal niet te voorspellen.

Het CfPB heeft het Huisvestingskeuzemodel (HK-model) ontwikkeld om een gezamenlijke bewustwording te creëren over het huisvestingsproces, besluitvorming te ondersteunen, communicatie te faciliteren en tussentijds te reflecteren op het proces en hiervan te leren voor vervolgstappen.

Schets van het model

Het HK-model geeft het huisvestingsproces weer. Hierbij zijn zowel de inhoudelijke als de procesmatig te maken stappen en keuzes opgenomen. Het model kenmerkt zich door het perspectief vanuit de organisatie en niet vanuit het bouwproces. Het gaat uit van een cyclisch proces dat op verschillende detailniveaus kan worden doorlopen. Het HK-model is niet normatief bedoeld, maar kan voor verschillende doelgroepen dienen als een referentiekader, ook om bewust te worden van de eigen keuzes en begrippen. Het HK-model bestaat uit de elementen aanleiding, resultaten, speelveld, stappen, een slinger en een spil.

Aanleiding en resultaten

De aanleiding, bijvoorbeeld een geplande fusie, brengt het huisvestingskeuzeproces op gang. Het proces eindigt met op de organisatie afgestemde resultaten. Dat kan een corporate standard zijn (beleid), een nieuw in gebruik genomen werkomgeving of alleen een andere manier van werken binnen de huidige huisvesting.

Speelveld

Het proces vindt plaats in een speelveld, in een context van allerlei betrokken spelers en situaties. Binnen dit speelveld vinden vier, idealiter achtereenvolgende, stappen plaats waarin de inhoudelijke keuzes gemaakt worden.

Vier stappen

Stap 1: verzamelen van informatie

Het gaat daarbij om het analyseren van de context waaronder het speelveld en de randvoorwaarden, van de organisatie met werkprocessen, doelstellingen, verwachtingen en veranderingen en van de bestaande huisvesting, tevredenheid, bezettingsgraad, kosten etc.

Stap 2: vaststellen van intenties

Wat wil de organisatie bereiken met de huisvesting, wat zijn de huisvestingsambities en de betekenis daarvan voor de organisatie? En welke gebruikersprofielen worden onderscheiden? Kiest men voor een ‘one size fits all’ of wordt gekozen voor differentiatie vanuit bijvoorbeeld werkproces, activiteitenpatroon of organisatiestructuur?

Stap 3: het maken van conceptuele keuzes

Welk werkplekconcept, welke bijbehorende voorzieningen, welk locatieconcept etc. De keuzes zijn uitgebreid. Ook geeft men in deze stap aan welke vrijheden men laat voor een vervolgstap en wat de organisatorische consequenties zijn van de gemaakte keuzes. Om structuur te bieden bij de vertaalslag ‘van ambities naar huisvestingskeuzes’ is de keuzematrix ontwikkeld.

Stap 4: het uitwerken en implementeren

Het formuleren van een programma van eisen, keuze gebouw, ontwerp, beheerconcept, begroting, planning, ingebruikname etc. Dit is een grote stap waarin veel gebeurt. In het model is er bewust voor gekozen om deze fase niet verder op te knippen, om te benadrukken dat de eerste drie stappen van cruciaal belang zijn om de vierde stap soepel te kunnen doorlopen.

Slinger

Naast de inhoudelijke keuzes moeten er ook tal van procesmatige keuzes gemaakt worden, onder andere over wie maakt welke keuzes en besluiten, wie denkt mee, hoe het proces te organiseren, sturen, uitvoeren, en hoe de participatie en communicatie vorm te geven. Met de proceskeuzes slinger je het project als het ware aan. Ze staan dan ook in de slinger. Bij elke nieuwe stap moet bezien worden of de proceskeuzes nog aanpassing behoeven.

Spil

Tenslotte heeft het model ook nog een spil, misschien wel het belangrijkste onderdeel. De spil staat voor het op elkaar afstemmen van informatie, intenties, conceptuele keuzes en uitwerking. En voor het op elkaar afstemmen van proceskeuzes en het afstemmen van proceskeuzes op inhoudelijke keuzes. In de spil gaat het daarnaast ook om het vastleggen van besluiten en van alles wat (niet) is gedaan met ingebrachte kennis en opmerkingen en ideeën van medewerkers en andere betrokkenen. Er ontstaat aldus een systematische reflectie die er op is gericht om het beste er uit te halen.

Voor wie?

Het HK-model is enerzijds bedoeld om organisaties te helpen om meer grip te krijgen op hun huisvestingsproces en om beter onderbouwde en meer gedragen besluiten te nemen. Beoogde gebruikers zijn onder andere projectteams, huisvestingsadviseurs en ondernemingsraden. Anderzijds zal het model gebruikt worden voor onderzoeksdoeleinden. In eerste instantie zal de focus daarbij liggen op het verzamelen van informatie over huisvestingsambities en bijbehorende conceptuele keuzes, en op het besluitvormingsproces en de wijze waarop organisaties nieuwe huisvesting implementeren.

Meer informatie:

• Het rapport is te bestellen via info@cfpb.nl; het rapport kost 40 euro ex BTW en ex verzendkosten;
• Rondom het model worden diverse activiteiten georganiseerd zoals workshops en kenniskringen. Voor meer informatie zie pagina kennis delen van onze website.