Inzicht in benodigde werkplekken en consequenties van keuzes.

Veel organisaties willen hun bedrijfshuisvesting afstemmen op de werkprocessen van de organisatie. De grote vraag is dan “hoe kom je tot een werkomgeving die past bij een organisatie en haar werkprocessen?”.

Er zijn veel besluiten te nemen. Vragen die opkomen bij deze besluiten zijn:

• Welke uitgangspunten hanteren we? 
• Willen we dat medewerkers werkplekken delen?
• Welk werkplekconcept past het best bij onze organisatie?
• Hoeveel werkplekken en van welk type gaan we realiseren?
• Welke consequenties hangen er aan deze keuzes?
• Hoe kunnen we met organisatorische maatregelen de vraag naar huisvesting beïnvloeden?

Het CfPB heeft de afgelopen jaren in verschillende projecten en met verschillende partners dergelijke vraagstukken onderzocht. Zo ontwikkelden we het model Plekken en ACTiviteiten (PACT).

Rekenmodel

PACT is een rekenmodel dat met gegevens over aantallen te huisvesten mensen en met antwoorden op de hierboven genoemde vragen verschillende oplossingen kan doorberekenen. Door te variëren met uitgangspunten (door middel van het invoeren van verschillende gegevens) ontstaan  er verschillen in de resultaten. Aan de hand van deze resultaten ontstaat er discussie over strategische uitgangspunten en de gevolgen daarvan. In die zin kan PACT als beslissingsondersteunend instrument worden ingezet: rekenen en redeneren gaan hand in hand.

Inzicht in activiteiten in het werkproces

Om PACT in te zetten, is een aantal basisgegevens nodig zoals inzicht in de tijdbesteding aan bepaalde activiteiten, (toekomstige) werkprocessen en onderlinge relaties. De tijdbesteding aan activiteiten noemen we activiteitenpatronen. Deze worden in gesprek met de organisatie gegroepeerd naar functies, teams, afdelingen, organisatiebreed of op basis van een bepaald werkproces (bijvoorbeeld wel of geen klantcontacten). Daarnaast zijn gegevens over de aantallen medewerkers nodig en - afhankelijk van het bedrijfsproces - aantallen klanten, studenten, patiënten etc.

Inzicht in huisvestingsbeleid en uitgangspunten 

Voor het gebruik van het model is (enige) kennis over het huisvestingsbeleid vereist.  Het gaat daarbij om de geschiktheid van plekken voor een bepaalde activiteit, de mate waarin de huisvesting benut of toegewezen wordt (bezettingsgraad en mate van werkplekdeling), de keuze voor bepaalde soorten werkplekken en hun afmeting en last but not least de doelstellingen voor het (nieuwe) huisvestingsconcept. Inzicht in de uitgangspunten met betrekking tot de werkomgeving is noodzakelijk om in gesprek te kunnen gaan over de afstemming van de huisvesting op de werkprocessen binnen de organisatie.

Met PACT is het momenteel mogelijk om:

• Consequenties van keuzes in het huisvestingsconcept of strategische uitgangspunten van de organisatie inzichtelijk te maken.
• Een Programma van Eisen voor een architect te formuleren wat betreft aantallen en soorten werkplekken en de situering ten opzichte van elkaar.
• Aantallen en soorten werkplekken passend bij de uitgangspunten te berekenen, eventueel vertaald in vierkante meters.

Toekomst

In de toekomst willen we met behulp van PACT meer inzicht krijgen in de dynamiek van ontwikkelingen en effecten in de huisvesting, in afwegingen en keuzes die ten grondslag liggen aan besluitvorming over huisvesting, in de betekenis van keuzes en meer inzicht krijgen in de ontwikkeling van inputvariabelen. Tevens willen we PACT verder ontwikkelen naar een model dat een handvat biedt bij de keuze voor een gebouw en dat een handvat biedt bij de keuze voor een gebouw en dat - door koppeling aan het PARAP-levensduurkostenmodel - inzicht geeft in kosten van huisvestingskeuzes.