Een instrument om gedrag in de innovatieve werkomgeving te bespreken

Een andere plaats, inrichting of gebruik van de werkomgeving vraagt om een gedragsverandering van de medewerkers. Zo zal men in een flexibele werkomgeving bijvoorbeeld meer rekening met elkaar moeten houden. In de praktijk blijkt dit niet vanzelfsprekend. Hierdoor blijven de opbrengsten van een nieuwe kantoorinrichting vaak achter bij de verwachtingen.

Om de omgang met de nieuwe werkomgeving te verbeteren heeft het Center for People and Buildings het Werkplekspel ontwikkeld. Het is een implementatie-instrument om het bewust zijn van elkaars handelen in de werkomgeving en haar impact op elkaars functioneren aan de orde te stellen. Eén ‘juiste omgangswijze’ is er niet, die is voor iedere organisatie en werkomgeving verschillend. Samen kunnen managers en medewerkers wel met behulp van het Werkplekspel een juiste omgangswijze nagaan en vaststellen.

Wanneer en voor wie?

Het werkplekspel is bedoeld voor medewerkers en leidinggevenden. Bewustwording is een essentiële stap in de beoogde gedragsverandering. Daarom wordt het spel bij voorkeur gespeeld met alle gebruikers van de betreffende werkomgeving. Het spel is op verschillende momenten inzetbaar: tijdens het implementatieproces, kort na invoering van de nieuwe huisvesting of langere tijd na invoering wanneer het gebruik van de werkomgeving hapert. Hoewel het hier niet voor is ontwikkeld, blijkt het spel in de praktijk ook geschikt om voorafgaand aan besluitvorming over een nieuw kantoorconcept als projectteam voeling te krijgen met de gevolgen van een (eventuele) overstap naar een innovatief kantoor.

Doelen

Het werkplekspel kan worden gebruikt voor de volgende doelstellingen:

• Discussie over de nieuwe gedragsregels, het stimuleren van gedeelde normen.
• Bewustwording van de veranderingen binnen de werkomgeving.
• Begrip krijgen voor het gewenste gedrag in verschillende situaties.
• Stimuleren van gewenst gebruik van de (nieuwe) werkomgeving.
• Bewust worden van eigen uitgangspunten, (voor)onderstellingen en normen.
• Achterhalen van het gewenste gedrag van kantoorgebruikers binnen hun werkomgeving.
• Input voor de ontwikkeling van nieuwe gedragsregels.
• Beeldvorming over de praktische gevolgen van het overstappen naar een innovatieve werkomgeving (en daarmee ondersteunen besluitvorming).

Hoe werkt het?

Het werkplekspel is een bordspel. Het spel is met 4 tot 6 spelers te spelen. Met meerdere spelen kunnen verschillende groepjes op hetzelfde moment spelen. Het spel duurt inclusief introductie en nabespreking ongeveer 2 uur. In het spel lopen de spelers door een denkbeeldig kantoor. De speelkaarten adresseren vragen over veel voorkomende situaties in de nieuwe kantooromgeving. Er zijn 72 speelkaarten verdeeld in 2 keer 3 categorieën. Enerzijds wordt er een onderscheid gemaakt in 3 typen plekken; werkplekken, overlegplekken en faciliteiten. Anderzijds passen de kaarten binnen 3 thema’s: ‘kennis en weten’, ‘waarden en normen’ en ‘houding en gedrag’ . Van de 72 kaarten worden na selectie door te spelen organisatie 36 kaarten in het spel opgenomen. Door deze selectie is een specifieke afstemming op de context van de organisatie mogelijk.

Na het oplezen van de situatie kiest elke speler eerst individueel een oplossing. Vervolgens bespreekt de groep de individueel gekozen oplossingen en probeert men tot een groepsoplossing te komen. Het kan ook zijn dat men het niet eens wordt over een kaart. Alle antwoorden en groepsoplossingen worden genoteerd. Dat is belangrijk om goed te kunnen napraten over het spel en de meningen.

Het Werkplekspel is in principe zelfstandig voor organisaties speelbaar. Daarvoor wordt bij het spel een spelbegeleidersboekje geleverd. Het verdient aanbeveling om de uitkomsten van de spelsessies terug te koppelen naar de deelnemers.

Onderzoeksinstrument

Het CfPB beschouwt het spel ook als een onderzoeksinstrument. Organisaties die het spel willen spelen kunnen het CfPB vragen hun casus in het onderzoeksprogramma op te nemen. Het CfPB begeleidt de spelsessies dan en maakt per gespeelde situatiekaart een handig overzicht van de uitkomsten. Daarnaast worden de belangrijkste observaties samengevat en wordt nagegaan in hoeverre de vooraf gestelde doelen zijn bereikt. De rapportage en presentatie worden afgesloten met een aantal aanbevelingen. De resultaten dragen op deze wijze bij aan de ontwikkeling van wetenschappelijke kennis.

Anderen over het Werkplekspel

Het Werkplekspel is al bij verschillende organisaties gespeeld. Een aantal eerste reacties zijn:

• ‘Een onambtelijke manier voor het bespreekbaar maken van die ‘angstaanjagende’ flexibele huisvesting’ (panellid LNV),
• ‘We gaan het gewoon doen; zelf en bij onze klanten’ (panellid RGD),
• ‘Iedereen is er heel erg enthousiast over. Het spel wordt ZEER goed ontvangen’ (zelfstandig huisvestingadviseur).
• ‘Het spel maakt me er van bewust dat we echt zorgvuldig aandacht moeten besteden aan de zachte kant: de mensen!’ (Manager DSM)

Bespreking Werkplekspel in het weekblad Facilitair en Gebouwbeheer: klik hier

Verslag spelen Werkplekspel bij gemeente Veenendaal in Office Magazine: klik hier

Verslag spelen Werkplekspel in weekblad Facilitair en Gebouwbeheer : klik hier

Tenslotte

Om een nieuw kantoorconcept succesvol functionerend te krijgen, zijn de weg er naar toe en de eerste maanden van gebruik wellicht net zo belangrijk als het uiteindelijke product. Het werkplekspel kan hierbij een belangrijk hulpmiddel zijn. Maar voor succesvolle implementatie van kantoorinnovatie is meer nodig. Denk aan heldere doelstellingen, een transparant en doordacht besluitvormingstraject, goede communicatie, tijdig betrekken van gebruikers en creëren van draagvlak. Het effectief invoeren van kantoorinnovatie betreft een nog tamelijk onontgonnen onderzoeksterrein. Het CfPB heeft in 2007 een verkennende literatuurstudie verricht (link). In 2008 zijn de bevindingen uit de literatuur in een workshopreeks getoetst aan de praktijksituatie. Klik hier voor de eindconclusies. Het CfPB wil het onderzoek graag voortzetten en de scope verbreden. Daarvoor is de kenniskring "De relatie tussen werkomgeving en gedrag" opgericht. U kunt hieraan deelnemen. Lees meer ...

Aanschaf

Het Werkplekspel is los te koop voor 150 euro, exclusief BTW en verzendkosten . Bij het spel is een exemplaar van de werkplekwijzer ingesloten. U kunt het spel bestellen door een email te sturen naar bestellen@cfpb.nl. Bij bestellingen vanaf 5 stuks wordt een korting verleend.

Meer informatie:

Folder van het werkplekspel

Spelen voor een werkende werkomgeving – Werkplekspel helpt bij betrekken nieuwe huisvesting

(E. de Bruyne, M. Maarleveld, Y. Martens; 2008)

Werkplekspel ondersteunt Kadaster bij invoeren nieuw Werkplekmodel (nieuwsbrief CfPB; 2008)

Medewerkers LNV klaargestoomd tot werkplekspelbegeleiders (nieuwsbrief CfPB; 2008)

The Workplace Game: exploring end users' new behaviour (E. de Bruyne, A. de Jong; 2008)

Participatory design of office spaces by game playing? (A. de Jong, E. de Bruyne; 2008)