Welk huisvestingsconcept past het best bij onze organisatie?

Wat zijn belangrijke overwegingen bij de keuze van een huisvestingsconcept?

Stel eerst vast welke doelen je wil bereiken met de nieuwe huisvesting. Kijk vervolgens welk huisvestingsconcept daarbij het beste past.
Ga bij de keuze van het huisvestingsconcept niet over een nacht ijs. Zorg dat je goed geïnformeerd bent voordat je een besluit neemt.
Het type organisatie en de aard van de werkprocessen zijn van grote invloed op de vraag welk huisvestingsconcept het beste past bij een organisatie.
Neem in de afwegingen mee wat de medewerkers van het nieuwe huisvestingsconcept zullen vinden. Als u veel weerstand verwacht, kijk dan of er geen andere optie is. Veel nieuwe huisvestingsconcepten komen niet goed uit de verf door gebrek aan draagvlak.

Wat zijn de meest voorkomende huisvestingsdoelstellingen?

Huisvestingsdoelstellingen worden vaak maar ten dele expliciet geformuleerd en schriftelijk vastgelegd. Veel genoemd worden:

Arbeidsproductiviteit verhogen: meer en betere prestaties (output) met minder middelen (input)
Innovatiekracht versterken door creativiteit te faciliteren, individueel en van teams
Medewerkertevredenheid verhogen, als doel op zich zelf of met het oog op aantrekken en vasthouden van schaars personeel
Veiligheid en gezondheid ondersteunen; denk aan sociale veiligheid, ergonomische veiligheid, brandveiligheid en het voorkomen van gebouwgerelateerde gezondheidsklachten
Kostenreductie, vaak met een focus op besparing op vierkante meters, soms gericht op energiebesparing en besparing op afval
Risicobeheersing bijvoorbeeld door standaardisering de courantheid van het gebouw vergroten.
Efficiency verbeteren, bijvoorbeeld door korte looplijnen tussen mensen en activiteiten met veel interactie of door het delen van werkplekken
Klanttevredenheid verhogen
Flexibiliteit vergroten, gericht op gebruiksflexibiliteit (gemakkelijk mutaties in personeel of werkwijze kunnen opvangen) of gebouwflexibiliteit (zonder grote ingrepen het gebouw kunnen aanpassen in grootte, indeling of anderszins).
Duurzaamheid door energiebesparing en minder CO2 emissie, toepassing van milieuvriendelijke materialen, reductie van de mobiliteit e.d.
Imago verbeteren, bijvoorbeeld door een aantrekkelijke verschijningsvorm, zorgvuldige inrichting en toepassing van duurzaam bouwen
Cultuurverandering ondersteunen bijvoorbeeld een plattere organisatie ondersteunen door gelijkwaardiger ruimten toe te passen en functiegericht huisvesten versus statusgericht huisvesten.

Welke huisvestingsconcepten zijn er?

Huisvestingsconcepten zijn te typeren naar:

locatie van de werkplek: hoofdgebouw, satellietkantoor, buurtkantoor, werkplek bij de klant, werkplek thuis, werken ergens onderweg;
plaats van de werkplekken ten opzichte van elkaar: cellenkantoor, open kantoor of kantoortuin, groepenkantoor (tot 10-12 mensen), en combikantoor (combinatie van bijvoorbeeld communicatieplekken en concentratieplekken);
gebruik van de werkplekken: individueel en vast, gedeeld (mensen delen afwisselend dezelfde plek of een aantal plekken) of flexibel en non-territoriaal (X mensen delen Y werkplekken).

Welke hulpmiddelen zijn er om de besluitvorming te ondersteunen?

Met een bezettingsgraadmeting wordt nagegaan in welke mate de huidige werk- en overlegplekken gebruikt worden. Zo'n meting laat zien of een organisatie krap of ruim gehuisvest is en aan wat voor type werk- en overlegplekken er meer/minder behoefte is.
Met een werkplektevredenheidsonderzoek wordt in kaart gebracht wat de medewerkers van hun werkomgeving vinden. De (on)tevredenheid met bepaalde aspecten kan richting geven bij het maken van keuzes.
Werkprocesanalyse en het opstellen van activiteitenprofielen helpen bij het kijken welk huisvestingsconcept de werkprocessen het best ondersteunt.
Rekeninstrumenten kunnen ingezet worden om verschillende huisvestingsvarianten met elkaar te vergelijken. Zeker bij grootschalige herhuisvesting kan het helpen om met een businesscase benadering verschillende varianten met elkaar te vergelijken.
Werkbezoeken, boekjes als de Werkplekwijzer en het Werkplekspel (als een innovatief concept overwogen wordt) helpen om een goed beeld te krijgen van de huisvestingsconcepten die overwogen worden.

Welke varianten van efficiënt ruimtegebruik zijn er?

Het aantal werkplekken per medewerker wordt de flexfactor genoemd. Hoe lager de flexfactor, hoe efficiënter het ruimtegebruik. In de praktijk varieert de flexfactor tussen de 0,7 en 1,3. Er zijn drie basisvarianten voor het gebruik van werkplekken: vast, gedeeld en activiteitgerelateerd. Bij vaste werkplekken is de flexfactor het hoogst. Bij gedeelde werkplekken delen deeltijders en mensen die buiten kantoor of thuis werken een of meerdere werkplekken. Dat leidt tot een lagere flexfactor. Bij activiteitgerelateerd gebruik van de werkplekken kies je gedurende de dag telkens de werkplek die het best past bij het werk van dat moment. De tijd dat mensen in overleg zitten hebben ze geen werkplek nodig. Bij deze variant is de flexfactor doorgaans het laagst. Binnen de drie basisvarianten kan in verschillende mate rekening gehouden worden met afwezigheid door activiteiten buiten kantoor en afwezigheid door verlof en ziekte. Dit resulteert in zes mogelijke varianten (klik hier voor figuur). Naarmate er efficiënter wordt gehuisvest zijn meer organisatorische maatregelen nodig om te zorgen dat er altijd voldoende werkplekken zijn. Denk bijvoorbeeld aan het meer spreiden van ADV-dagen over de week.