Investerings- en exploitatiekosten vroegtijdig in beeld

Het PARAP Levensduurkostenmodel berekent op transparante wijze de investerings- en exploitatiekosten van nieuwbouw in de vroege fasen van het huisvestingsproces. Voor het onderbouwen van beslissingen kunnen varianten vergeleken worden op kosten en kwaliteit.

PARAP staat voor paraplu – een metafoor die de samenwerking tussen diverse kennisgebieden uitbeeld. Het instrument richt zich op het onderbouwen van beslissingen in de vroege fasen van het huisvestingproces: initiatief, business case, programma van eisen en de eerste ontwerpbeslissingen. PARAP ondersteunt, ontwikkelt en agendeert in de dialoog tussen managers/opdrachtgevers en hun huisvesters.

Ondersteunen: beslissen op basis van varianten

Voor het onderbouwen van beslissingen is het van groot belang dat men varianten onderling kan vergelijken op kosten en kwaliteit. Beslissingen in de vroege fasen kunnen zijn:

• De keuze voor het soort huisvesting dat de organisatie overweegt zoals een kamerkantoor of moderne innovatieve oplossingen en de daarmee samenhangende effecten op werkplekdelen, ICT- toepassingen, verhouding werkplek - ondersteunende ruimten, vergaderkamers en restauratieve voorzieningen.
• De keuze uit kwaliteitsaspecten zoals comfort, flexibiliteit en regeling van installaties. Kwaliteitsverschillen in materiaalkeuze voor afwerkingen en gevels.
• De keuze voor gebouwaspecten zoals zonering, de dimensionering van corridors en hallen, stapeling en het aantal stijgpunten, vrije hoogten en vloerbelasting.
• De keuze uit verschillende locaties met verschillende parkeereisen, bouwhoogten, bodemgesteldheid, grondkosten. Het apart of samen huisvesten van meerdere organisaties in één gebouw.

Ontwikkelen: transparantie

PARAP wil transparantie in rekenen en redeneren bevorderen. Daarom wordt gewerkt met goed gedefinieerde referenties. De belangrijkste daarvan is een ‘doosvormig’ gebouw (of varianten daarop). Zo’n gebouw in omvang en hoogte kan men zich voorstellen. Het rekenmodel genereert zo’n type gebouw. Daarnaast toont het model alle gemaakte aannamen. Deze kunnen overschreven worden.

Agenderen: sturing tijdens het proces

Het ontwikkelingsproces van een gebouw verloopt in verschillende fasen. Het is bij de overgang naar een volgende fase van groot belang om de besluitvorming goed vast te leggen zodat bij verdere uitwerking van programma en ontwerp duidelijk is wat kwalitatief de basis was en wat men daarvoor gebudgetteerd had. Voor elke fase van het proces stelt PARAP een concreet gematerialiseerd referentiegebouw vast. De kosten van de investering en gebouwgerelateerde exploitatiekosten (o.a. onderhoud en energiegebruik) worden bepaald. Dat gebeurt op basis van een elementenbegroting. De gevolgen van de uitwerking tijdens de volgende fase ten opzichte van eerder genomen beslissingen komen helder in beeld en ondersteunen de besluitvorming.

Referentiegebouw

Op basis van een aantal geschakelde rekenmodules genereert PARAP tot in detail een virtueel referentiegebouw, dat zo goed mogelijk aansluit op de gebouw-, organisatie-, en locatiekenmerken die de gebruiker invoert. Van het referentiegebouw raamt PARAP de investerings- en exploitatiekosten. Door variabelen te wijzigen kunnen verschillende varianten met elkaar vergeleken worden. Het is ook mogelijk om verschillende soorten beheervormen met een opdeling in eigenaars- en gebruikerslasten met elkaar te vergelijken.

Gelaagde structuur

Het model kent een gelaagde structuur en werkt met een minimale basisinvoer: de formatie in fte, de locatie [A, B, overig], kwaliteitsniveau [hoofdkantoor, regiokantoor, dependance], een zoneringsprincipe, wel of geen kelder, aantal bouwlagen en een aantal financiële parameters: rente, inflatie, huurderving, indexcijfer, BAR gebouw, BAR inbouw, BAR ICT, BAR meubilair, prijs electriciteit, gasprijs, niveau schoonmaak, exploitatieperiode en beheervorm. Op grond van de minimale basisinvoer doet het model aannames over de overige aspecten van het gebouw, zoals: aantal werkplekken, archieven, vergaderkamers, restauratieve ruimten, gangbreedten, zonediepten, installatietype, ict en losse inrichting, aantal parkeerplaatsen etcetera. Al deze aannamen zijn overschrijfbaar.

PARAP levert de volgende uitkomsten:

1. Een kostencalculatie van een referentiegebouw dat qua programma, ruimtegebruik en materialisatie zo goed mogelijk past bij het gebouw dat de gebruiker voor ogen staat. De calculatie is aanzienlijk nauwkeuriger dan de schattingen op basis van kengetallen die doorgaans gebruikt worden. Het referentiegebouw wordt begroot op basis van deelbegrotingen. Deze deelbegrotingen zijn gebaseerd op materiaal, arbeid, materieel en onderaanneming (MAMO) en afhankelijk gesteld van de gebouw- en locatie-eigenschappen.
2. Een presentatie van verschillende varianten naast elkaar wat behulpzaam is bij het analyseren van varianten en het onderbouwen van beslissingen.
3. Vastlegging per fase van een referentiegebouw met investerings- en exploitatiekosten die horen bij het gebruik en de kwaliteiten die op dat moment gekozen zijn. De gevolgen van de uitwerking tijdens de volgende fase ten opzichte van eerder gedane beslissingen komen helder in beeld en ondersteunen de besluitvorming.
4. Voor de verschillende soorten beheervormen een opdeling in eigenaarlasten en gebruikerslasten van alle in de NEN2632 gerubriceerde gebouwgebonden exploitatieposten.

Meer informatie:

Artikel uitleg PARAP in Real Estate Magazine juni 2008: klik hier

Artikel 'Onderbouwing van besluitvorming in een businesscase': klik hier

Voorlopige digitale productfolder: klik hier