Wat leidt ons af op kantoor? En wat kun je er aan doen?

4 april 2016

In 2014 en 2015 zijn zes themavragen aan de WODI vragenlijst toegevoegd over de veroorzakers van afleiding op kantoor. Uit veel WODI onderzoeken bleek namelijk dat de concentratiemogelijkheden een belangrijk knelpunt zijn in flexibele kantoren,  terwijl deze tegelijkertijd erg belangrijk worden gevonden.Tijd om de verklaringen voor dit probleem te achterhalen en met oplossingen te komen.

Het meest afgeleid door...

Uit analyses van de WODI-database blijkt dat medewerkers het meest frequent afgeleid zijn door geluiden van anderen en door spontane vragen van collega’s. Geluiden van klimaatinstallaties en geluiden van buiten wordt het minst vaak als verstoring ervaren.

Vooral collega’s dus. In kantoren met flexibel gebruik van werkplekken – met vaak een grote mate van openheid -  is er meer sprake van afleiding of verstoring dan in cellenkantoren.

Samenhang afleiding en tevredenheid over concentratiemogelijkheden...

Van de genoemde bronnen van afleiding is bekeken welke het meest samenhangt met tevredenheid van medewerkers over de concentratiemogelijkheden. De vraag hierbij is: welke bronnen van afleiding zijn het meest bepalend voor de waardering van de concentratiemogelijkheden? Het blijkt dat de verstoring door geluiden van anderen en door bewegingen van anderen in de omgeving hiervoor het meest belangrijk zijn. Dit betekent dat hoe meer afleiding men ervaart door deze twee bronnen, hoe minder tevreden men is over de mogelijkheden voor het doen van geconcentreerd werk.

Voorkomen en oplossen

Ook last van deze problemen, of worden deze problemen voorzien in een nieuwe werkomgeving? Neem onder andere de volgende punten in overweging:

• Maak duidelijke afspraken met elkaar over hoe je met de ruimte omgaat. Niet alleen de plekken zelf maar ook afspraken kunnen de functionaliteit van plekken bepalen (denk aan stiltezones). Rekening houden met elkaar is belangrijk.
• Zorg voor goede akoestische maatregelen in open én omsloten ruimten.
• Maak de open ruimten niet te groot. Plaats dus niet teveel plekken bij elkaar in een open ruimte maar zorg ervoor dat plekken in open ruimten zijn afgewisseld met (akoestische en visuele) afscheidingen of omsloten ruimten (bijvoorbeeld concentratie- of overlegruimten).Zorg voor voldoende, af te sluiten belplekken nabij de open ruimten. Ditzelfde geldt voor concentratieplekken: zorg ervoor dat er voldoende beschikbaar zijn voor geconcentreerd werk.
• Realiseer omsloten overlegruimten voor 2-4 personen voor ad-hoc overleg. Dit haalt overleg uit de open ruimten waardoor er minder verstoring ontstaat.
• Plaats de pantry of koffiehoek zodanig dat deze akoestisch is afgeschermd van (open) werkplekken.
• Plaats loungeplekken en open zitjes zodanig dat er tenminste enige mate van akoestische en visuele afscherming is.