Center for People and Buildings

U bent hier: >>Conceptkeuze

Conceptkeuze

Direct naar: casusveelgestelde vrageninstrumentenpublicaties

ConceptkeuzeWelk werkplekconcept past bij ons?

Bij de conceptkeuze staat de vraag centraal welk werkplekconcept het best past bij het werk en de organisatie. Het werkplekconcept vraagt om keuzes over de plaats van werken, de diversiteit van werkplekken en de openheid van de werkomgeving. Maar ook over het wel of niet delen van werkplekken en bijbehorende  flexfactor en welke gebruik van plekken en gedragsregels wenselijk zijn.  Daarnaast gaat het om keuzes over de locatie, de mate van keuzevrijheid,  de technische- en esthetische kwaliteit, de voorzieningen, diensten en middelen, de ICT en de organisatorische consequenties van een ander werkplekconcept. Keuzes worden gemaakt op basis van de huisvestingsambities, organisatiekenmerken en onderzoek naar de werkprocessen en de huidige huisvestingssituatie. De Werkplekwijzer geeft inzicht in mogelijke bouwstenen.

Keuzes maken

Bepalen wat een goed werkplekconcept is voor de organisatie begint meestal met het verzamelen van informatie: wat zijn de organisatiekenmerken, wat zijn de activiteitenpatronen, wat is de huidige werkplekbezetting, hoe beoordelen medewerkers de huidige huisvestingssituatie, enzovoort. De beleidskaders van de organisatie, de huisvestingsdoelstellingen en de gewenste diversiteit in de organisatie vormen daarbij het kader voor de conceptkeuze. De informatie en kaders geven richting aan de te maken keuzes die niet alleen de fysieke maar ook de organisatorische vormgeving bepalen Workshops en brainstormsessies, bij voorkeur met management, zijn een goede manier om gezamenlijk het proces te doorlopen. De ambitie-conceptkeuzematrix is hierbij een handig hulpmiddel en rekenmodellen helpen om meer inzicht te krijgen in de consequenties van keuzes.

CASUS

VEELGESTELDE VRAGEN

Wat zijn belangrijke overwegingen bij de keuze van een huisvestingsconcept?

  • Stel eerst vast welke doelen je wil bereiken met de nieuwe huisvesting. Kijk vervolgens welk huisvestingsconcept daarbij het beste past.
  • Ga bij de keuze van het huisvestingsconcept niet over een nacht ijs. Zorg dat je goed geïnformeerd bent voordat je een besluit neemt.
  • Het type organisatie en de aard van de werkprocessen zijn van grote invloed op de vraag welk huisvestingsconcept het beste past bij een organisatie.
  • Neem in de afwegingen mee wat de medewerkers van het nieuwe huisvestingsconcept zullen vinden. Als u veel weerstand verwacht, kijk dan of er geen andere optie is. Veel nieuwe huisvestingsconcepten komen niet goed uit de verf door gebrek aan draagvlak.

Wat zijn de meest voorkomende huisvestingsdoelstellingen?

Huisvestingsdoelstellingen worden vaak maar ten dele expliciet geformuleerd en schriftelijk vastgelegd. Veel genoemd worden:

  • Arbeidsproductiviteit verhogen: meer en betere prestaties (output) met minder middelen (input)
  • Innovatiekracht versterken door creativiteit te faciliteren, individueel en van teams
  • Medewerkertevredenheid verhogen, als doel op zich zelf of met het oog op aantrekken en vasthouden van schaars personeel
  • Veiligheid en gezondheid ondersteunen; denk aan sociale veiligheid, ergonomische veiligheid, brandveiligheid en het voorkomen van gebouwgerelateerde gezondheidsklachten
  • Kostenreductie, vaak met een focus op besparing op vierkante meters, soms gericht op energiebesparing en besparing op afval
  • Risicobeheersing bijvoorbeeld door standaardisering de courantheid van het gebouw vergroten.
  • Efficiency verbeteren, bijvoorbeeld door korte looplijnen tussen mensen en activiteiten met veel interactie of door het delen van werkplekken
  • Klanttevredenheid verhogen
  • Flexibiliteit vergroten, gericht op gebruiksflexibiliteit (gemakkelijk mutaties in personeel of werkwijze kunnen opvangen) of gebouwflexibiliteit (zonder grote ingrepen het gebouw kunnen aanpassen in grootte, indeling of anderszins).
  • Duurzaamheid door energiebesparing en minder CO2 emissie, toepassing van milieuvriendelijke materialen, reductie van de mobiliteit e.d.
  • Imago verbeteren, bijvoorbeeld door een aantrekkelijke verschijningsvorm, zorgvuldige inrichting en toepassing van duurzaam bouwen
  • Cultuurverandering ondersteunen bijvoorbeeld een plattere organisatie ondersteunen door gelijkwaardiger ruimten toe te passen en functiegericht huisvesten versus statusgericht huisvesten.

Leidt een innovatief huisvestingsconcept tot kostenbesparingen?

Harde cijfers over kostenbesparingen zijn schaars en voor zover beschikbaar zelden openbaar. Uit enkele casestudies komt naar voren dat de kostenreductie per werknemer door toepassing van wisselwerkplekken kan oplopen tot tientallen procenten. Per werkplek en per m2 BVO zijn de kosten innovatief juist een stuk hoger dan traditioneel. Een vergelijkende analyse van verschillende huisvestingsvarianten voor dezelfde organisatie kwam uit op 17% reductie op de exploitatiekosten, totaal en per werknemer, en 22% hogere exploitatiekosten per werkplek. Het percentage kostenreductie bij wisselwerken verschilt per project en hangt vooral af van de flexfactor (verhouding medewerkers/werkplekken), het huurniveau, het ambitieniveau van de organisatie, afschrijvingstermijnen, ontwikkelkosten en mutatiekosten (Van der Voordt, 2003).

Welke invloed heeft de werkomgeving op de samenwerking?

Dat is lastig te zeggen, er zijn zeer veel factoren die de mate van samenwerking beïnvloeden, zoals: organisatiestructuur en -cultuur, teamsamenstelling, werkveld, etc. Toch willen veel organisaties de samenwerking bevorderen door middel van de huisvesting. Mogelijkheden hiervoor zijn: centrale punten waar mensen elkaar tegen komen (pantry, overlegruimten, toiletten etc. bij elkaar in de buurt), voldoende overlegplekken met een diversiteit aan grootte en meubilair; en goede ICT (mobiele telefoon, videoconferentie-systemen). Maar bovenal, kan een goede koffiehoek wonderen doen: een centrale plek voor goede koffie, waar alle medewerkers uit het pand heen gaan, met comfortabele zitjes en statafels om te overleggen. Het boekje “Samenwerken en ontmoeten op kantoor” geeft veel van dit soort tips op een visuele manier weer.

Wat zijn de voor- en nadelen van HNW?

Voordelen van Het Nieuwe Werken

  • Binden, boeien, bezielen van medewerkers
  • Medewerkertevredenheid ↑
  • Betrokkenheid medewerkers ↑
  • Balans werk-privé ↑
  • Sluit aan op behoeften werknemer 2.0, kenniswerker en
    netwerkeconomie
    Gevolg hiervan:
    -
    Minder kortdurend ziekteverzuim
    - Minder verloop
    - Betere en beter gedragen besluiten
    - Vertrouwen ↑ → flexibiliteit en veranderbereidheid
    - Mensen benutten hun potentieel beter
  • Samenwerking ↑ → kennisdeling en creativiteit ↑
        → innovatievermogen ↑ → productiviteit ↑
  • Benutting sociale media → netwerken ↑, kennisdeling ↑
  • Klanttevredenheid ↑
  • Aantrekkelijker werkgever
  • Duurzaamheid ↑ : co2-uitstoot ↓, km ↓, papierverbruik ↓
  • Huisvestingskosten ↓
  • Betere afstemming intern: HRM, ICT, FM
  • Representatiever werkomgeving
  • Balans communicatie-concentratie ↑ → productiviteit ↑
  • Bevordert arbeidsparticipatie: meer werken ouders, doorwerken senioren
  • Bevordert interne focus en communicatie (want is randvoorwaarde)

Nadelen en risico's van Het Nieuwe Werken

  • Niet geschikt voor iedereen. Deel medewerkers heeft moeite met zelfsturing c.q. heeft behoefte aan structuur
  • Deel mensen mist het collegiaal contact → medewerkertevredenheid ↓
  • Zien en gezien worden. Deel mensen kan vrijheid niet aan. Kan leiden tot onderling wantrouwen.
  • Teamcohesie ↓ door minder fysiek contact. Meer solisme. Risico samenwerking ↓
  • Positie middelmanagement wordt lastig (waar is iedereen?).
    Veel weerstand bij deze groep
  • Sturen op output is lastig.
  • Minder overzicht en controle → risico nog meer bureaucratie
  • Langdurig verzuim komt als een verrassing
  • Achterblijvers zwaarder belast met ad hoc klussen
  • Jonge medewerkers: Leren van ervaren collega’s staat onder druk
  • Het werk stopt nooit. Altijd bereikbaar zijn. Risico van overbelasting. Thuisfront niet blij.
  • Meer risico op stress vanwege onduidelijke afspraken
  • Concentratie ↓ Privacy ↓ Archivering ↓ (aspecten die slecht scoren bij tevredenheidsmeting activiteitgerelateerd werken)
  • Eenzaamheid / vervreemding (bij vergaand doorvoeren van HNW)
  • Extra competenties vereist: staying in sync, in touch, in flow, in control (Novay)
  • Bedrijfsvoering en nemen beslissingen minder transparant
  • Minder spontane ontmoetingen (goed voor creativiteit/innovatie)
  • Invoering is complex, duurt lang (cultuuromslag → jaren), vergt veel tijd, is kostbaar en risicovol
  • Extra arborisico’s o.a. rond thuiswerkplek
  • Impliciet: de verwachtingen over het presteren van mensen nemen toe, we moeten alles kunnen en altijd paraat staan.

Let op: Bovenstaande betreft meningen en vermoedens zoals aangetroffen in de literatuur over HNW. Harde bewijzen ontbreken vooralsnog. Veel voordelen treden alleen op bij vergaande invoering van HNW en een intensief implementatietraject.

Interessante onderzoeksvragen

  • Welke motieven om over te gaan op HNW zijn dominant en hoe ontwikkelen deze zich in de tijd?
  • Welke nadelen en risico’s tackelt men bij invoeren van HNW en hoe?

INSTRUMENTEN

Contactpersoon

Anca Gosselink

Anca Gosselink

Project manager│Msc Culture, Organization and Management