Center for People and Buildings

U bent hier: >>Proces

Proces

Direct naar: casusveelgestelde vrageninstrumentenpublicaties

ProcesProces cruciaal voor goed resultaat

De overstap naar een nieuw huisvestingsconcept is een grote verandering. Het raakt iedereen in de organisatie en roept een diversiteit aan reacties op. Een nieuw huisvestingsconcept vraagt niet alleen om inhoudelijke keuzes maar vooral ook veel aandacht voor het proces. Een zorgvuldig doordacht proces helpt bij het creëren van kennis en begrip, draagvlak en acceptatie.  Basisvoorwaarden zijn helder onderbouwde en voor medewerkers te begrijpen keuzes, inspraakmogelijkheden, zorgvuldige communicatie over de gemaakte keuzen op basis van doelen en middelen en een transparant besluitvormingsproces met duidelijke taken en bevoegdheden. In een zorgvuldig proces wordt regelmatig getoetst of de uitgestippelde processtrategie nog voldoet. Tijdens een verandertraject vinden vrijwel altijd onverwachte gebeurtenissen plaats, die om een reactie en daarbij passende aanpak vragen. Het huisvestingskeuzemodel van CfPB biedt een handvat om het proces vormt te geven en te reflecteren.

Overstappen op een innovatieve werkomgeving heeft een behoorlijke impact op de medewerkers. Men verliest vaak de vaste werkplek, komt te werken in een meer open omgeving, moet (nog) meer digitaal gaan werken, gaat thuiswerken, moet op zoek naar nieuwe vormen van samenwerking, enzovoort. Dit leidt bij veel mensen tot een gevoel van onzekerheid en verlies waardoor weerstand kan ontstaan. Aandacht voor het ontdekken hoe je als individu, team en organisatie wilt en kunt werken in de nieuwe werkomgeving is een belangrijk onderdeel van het proces. Het werkplekspel kan daarbij helpen.

Implementatieplan

Implementatie begint in het stadium van idee-ontwikkeling en gaat door tijdens het moment van werken in de nieuwe werkomgeving. Dat vraagt in een vroeg stadium om een doordacht implementatieplan op basis van een gedegen veranderdiagnose die past bij de cultuur van de organisatie. Implementatie richt zich op communicatie en dialoog, afgewogen participatiemomenten, stilstaan bij de praktische consequenties van de nieuwe huisvesting en een nieuwe manier van werken, en bij de organisatie passende  gekozen interventies. Tijd en energie die hierin wordt geïnvesteerd, betaalt zich na de invoering zeker terug. De implementatiestudie van CfPB geeft inzicht in theorie en praktijkvoorbeelden die helpen het eigen proces te ontwerpen.

CASUS

VEELGESTELDE VRAGEN

Wat zijn gebruikelijke stappen in een huisvestingsproces?

Als de aanleiding voor de vraag rondom huisvesting of werkomgeving in beeld is, volgt het verzamelen van informatie over de organisatie, de bestaande huisvesting, de context en in de vakwereld beschikbare kennis over de werkomgeving. Vanuit de verzamelde informatie stel je de intenties (huisvestingsambities en gebruikersprofielen) vast. Deze zijn de basis voor de conceptuele keuzes m.b.t. het werkplekconcept, de voorzieningen, diensten en middelen, ICT en de esthetische en technische kwaliteit. De conceptuele keuzes worden uitgewerkt en geïmplementeerd in o.a. een programma van eisen (PvE), een ontwerp en gebouwkeuze, planning en begroting, gebruik- en beheerconcept en acties voor de ingebruikname. Om de stappen goed te zetten zijn per stap proceskeuzes nodig over sturing, uitvoering, participatie, besluitvorming en communicatie. De inhoudelijke en processtappen samen leiden tot een organisatiegericht huisvestingsresultaat.

Waar moet je aan denken bij de inrichting van de projectorganisatie?

  • Zorg ervoor dat de top van de organisatie zitting neemt in de stuurgroep.
  • Zorg voor een kleine slagvaardige projectgroep. In de projectgroep zitten bij voorkeur enkele vertegenwoordigers van het management en daarnaast experts/adviseurs vanuit verschillende kennisvelden.
  • Breng het speelveld snel en goed in kaart: de spelers in ‘de omgeving’ of ‘politiek’ en hun belangen, andere projecten in de organisatie en de gewenste te besteden tijd en energie.
  • De inrichting van het proces van sturing, uitvoering, participatie, besluitvorming en communicatie en vooral de vraag: door wie, wat, wanneer, hoe, voor wie en waarmee?
  • Betrek de OR tijdig. Uit oogpunt van draagvlak kan het helpen een OR-lid als toehoorder uit te nodigen voor de stuurgroep of projectgroep.
  • Experts op alle inhoudelijke vlakken, van werkproces, personeelsbeleid, faciliteiten t/m esthetische en technische mogelijkheden. Maak gebruik van binnen de organisatie aanwezige kennis. Dat scheelt geld en is goed voor het draagvlak.
  • Besteed voldoende aandacht voor de 'zachte kant' van de huisvesting, zoals de bewustwording van het personeel. Lees hier hoe Waterschap Rivierenland dat heeft aangepakt.

Wie betrek je in het huisvestingproces, wanneer en waarover?

Het huisvestingsproces richt zich op de vraag wie stuurt, besluit, voert uit, participeert en communiceert  over wat, wanneer, hoe, voor wie en waarmee? Het gaat dan over welke vertegenwoordiging vanuit de organisatie neemt actief deel in welke fase en onderdeel van het proces. Wie neemt beslissingen, wie brengt adviezen en/of ideeën in en met wie deel je welke informatie. Hierbij is een rol weggelegd voor het management maar ook voor de medezeggenschap en de medewerkers van de organisatie.

Afhankelijk van de wijze waarop je het huisvestingsproces wilt vormgeven (er is niet ‘one best way’), hebben vertegenwoordigers hun rol bij het informatie verzamelen, de vertaalslagen naar ambities, conceptuele keuzes en de uitwerking en implementatie. Maar zeker ook in de gebruik en beheerfase.

Waarom verzetten mensen zich tegen verandering?

Het invoeren van een nieuw huisvestingsconcept en een nieuwe manier van werken is een ingrijpende verandering in de organisatie en betekent vaak het einde van een heleboel oude gewoontes. En dat gaat niet zonder slag of stoot want de mens is een gewoontedier. Kreitner, Kinicki en Buelens (2002) noemen de volgende meest voorkomende oorzaken van weerstand: de predispositie van de persoon tegen verandering, verrassing en angst van het onbekende, een klimaat van wantrouwen, faalangst, verlies van status of werkzekerheid, peer pressure, verstoring van culturele tradities of groepsrelaties, persoonlijkheidsconflicten, gebrek aan tact of slechte timing en niet-bekrachtigende beloningssystemen.

Wat zijn kritische factoren als je een innovatief huisvestingsconcept gaat implementeren?

In de literatuur worden verschillende kritische factoren beschreven, bijvoorbeeld:

  1. Zorg voor een zorgvuldige analyse van de organisatie en haar werkprocessen
  2. Formuleer heldere en eenduidige doelstellingen
  3. De keuze voor het concept is logisch en ingegeven door ontwikkelingen in de context van de organisatie. Het is niet enkel een kostenbesparing.
  4. De conceptkeuze sluit aan bij de cultuur en de werkprocessen van de organisatie
  5. Communiceer
  6. Laat weerstand toe en ga er mee om
  7. Stimuleer de betrokkenheid van de medewerkers
  8. Investeer voldoende in de veranderingen
  9. Houd rekening met de karakteristieken van de medewerkers
  10. Houd rekening met randvoorwaarden bijv. op het vlak van ICT
  11. Zorg voor een adequate projectorganisatie
  12. Zorg voor commitment van het management
  13. Werk aan adequate nazorg en beheer
  14. Evalueer de nieuwe omgeving en stuur eventueel bij

Wanneer kan een huisvestingstraject als beëindigd worden beschouwd?

Na de verhuizing moet het juiste gebruik van de werkomgeving bewaakt worden en moet snel en afdoende ingespeeld worden op klachten. Het evalueren van de nieuwe omgeving en waar nodig bijsturen kan helpen de acceptatie van de veranderingen verder te ondersteunen. Uiteraard vergt de implementatie kort na invoering meer aandacht dan langere tijd erna. Maar zeker bij een innovatieve werkomgeving geldt dat blijvende aandacht nodig is. Het juiste gebruik van een innovatief kantoorconcept vergt een zekere discipline, denk bijvoorbeeld aan het opruimen van je werkplek als je in overleg gaat. Zonder permanente aandacht is de kans groot dat het concept verwatert.

INSTRUMENTEN

Contactpersoon

Evi De Bruyne

Evi De Bruyne

Researcher│MSc, Work and Organizational Psychology