Center for People and Buildings

U bent hier: >>Uitwerking

Uitwerking

Direct naar: casusveelgestelde vrageninstrumentenpublicaties

Uitwerking

Nadat de conceptuele keuzes gemaakt zijn, volgt het verder uitwerken van de fysieke werkomgeving. Dit gebeurt door het opstellen van het programma van eisen, het ontwerp van het kantoor en de werkomgeving door een (interieur)architect en het opstellen van de planning en begroting van de werkomgeving. In de organisatie zelf is de aandacht gericht op de opzet van het gebruik- en beheerconcept, het aanpassen van contracten en de uitwerking van organisatorische consequenties die passen bij het gekozen huisvestingsconcept. Het gaat dan bijvoorbeeld over het meer plaats- en tijdonafhankelijk maken van dossiers, kennisdeling en (samen)werkvormen. Als het werkplekconcept wezenlijk anders wordt dan het huidige hoort in de fase van ‘uitwerken’ ook het voorbereiden van medewerkers op de nieuwe werkomgeving, het bieden van opleidingen die helpen bij andere manieren van werken en het opstellen van gebruiksregels.

Het CfPB kan in de fase van uitwerking kennis bieden bij het bepalen en berekenen van de benodigde werkplekkenmix en bij het doen van plattegrondverkenningen (input voor het PvE). In het proces van  voorbereiding van de organisatie op het nieuwe werkplekconcept zet CfPB haar kennis graag in bij een diversiteit van sessies over bijvoorbeeld: Wat betekent het concept voor de manager en voor de medewerkers? Welke gebruiksregels zijn nodig? Hoe werken wij als team samen in de nieuwe werkomgeving? Wat doen we als de organisatie groeit, krimpt, verandert?

CASUS

VEELGESTELDE VRAGEN

Wat voor typen plekken zijn er?

Werkplekken kunnen onderverdeeld worden in overlegplekken en werkplekken. Binnen deze groepen kunnen plekken afgesloten of open zijn. Op een afgesloten werkplek wordt in stilte gewerkt, zonder door anderen gestoord te worden. Op een afgesloten overlegplek worden persoonlijke gesprekken gevoerd. De open werkplekken liggen vrij in de ruimte en kunnen door halfhoge muurtjes van elkaar gescheiden zijn. Ze geven een open karakter aan een omgeving, maar er zal altijd enig rumoer van andere gebruikers zijn. Naast de werk- en overlegplekken zijn er in elk kantoor ook faciliteiten.

Een paar voorbeelden

Overlegplekken Werkplekken Faciliteiten

Kleine / grote overlegplek
Kleine / grote vergaderruimte      
Brainstormruimte

Open werkplek              
Cockpit 
Aanlandplek
Receptie                   
Printerruimte
Pantry

Een uitgebreid overzicht met uitleg van alle typen werk- en overlegplekken is te vinden in de WerkplekWijzer.

Hoe bepaal je soorten en aantallen werk- en overlegplekken?

Welke soorten en aantallen werk- en overlegplekken een organisatie nodig heeft is hoofdzakelijk afhankelijk van de activiteiten en werkprocessen binnen die organisatie. Het CfPB instrument PACT (Plekken en ACTiviteiten) kan ondersteuning bieden aan dit besluitvormingsproces. PACT berekent op basis van activiteitenprofielen en kaders zoals aantal medewerkers, mate van benutting en gebruik, de beschikbare ruimte of indeling van teams op etages, en mogelijke (toekomst)scenario’s hoeveel soorten en aantallen plekken een organisatie nodig heeft in haar werkomgeving. Aan de hand van deze berekeningen kan men het gesprek aangaan over de invulling van een huisvestingsconcept.

Klik hier voor meer informatie over PACT.

Waar moet je op letten bij het plaatsen van (werk)plekken t.o.v. elkaar?

Werkplektypen variëren in functie. Sommige van die functies kunnen elkaar versterken, andere kunnen elkaar juist in de weg zitten. Een open overlegruimte dicht in de buurt van een concentratieruimte of stiltewerkplek is geen gunstige indeling. Het geluid en de bewegingen op de ene plek stoort de medewerker op de andere, waardoor de functionaliteit van de concentratieruimte vermindert. Bij het indelen van werkplektypen t.o.v. elkaar is het dus van belang om niet alleen te kijken naar voldoende diversiteit in het aanbod voor de medewerkers en een afwisselende werkomgeving, maar vooral de functies van de (werk)plektypen in het oog te houden.

Hoe zorg je dat een innovatief huisvestingsconcept gebruikt wordt zoals bedoeld?

Vaak denkt men nog dat eens de implementatie afgerond is, medewerkers er als ‘automatisch’ correct mee zullen omgaan. In de realiteit is dit echter niet het geval. Een innovatief huisvestingsconcept vraagt een grote gedragsverandering van de gebruikers van het kantoor. Een goede ondersteuning van deze verandering kan er voor zorgen dat medewerkers niet terugvallen in ‘oude gedragspatronen’. Tijdens de implementatie is aandacht nodig voor het gebruik van de nieuwe werkomgeving. Daarna is sturing op dit gebruik van belang. Het kan helpen om samen een beperkt aantal duidelijke regels af te spreken, inclusief de afspraak hoe deze gehandhaafd gaan worden. 

INSTRUMENTEN

Contactpersoon

Anca Gosselink

Anca Gosselink

Project manager│Msc Culture, Organization and Management