Center for People and Buildings

U bent hier: >>Space Utilization Monitor

Space Utilization Monitor

Space Utilization Monitor

Hoe wordt uw werkomgeving gebruikt?

Het gebruik van de werkomgeving kan uitgesplitst worden naar bezetting, benutting en activiteiten. Daarbij komen vragen naar boven als:

  • Wat zijn de bezettingsgraden binnen uw kantoor?
  • Hoe vaak komen piekbezettingen voor?
  • Wat is de bezetting per werkplektype? Minimaal, gemiddeld, maximaal?
  • Waar vinden vooral concentratiewerkzaamheden plaats? En waar vooral werkzaamheden met interactie?
  • Wat is de benuttingsgraad van bijvoorbeeld uw overlegplekken?

Space Utilization Monitor

De Space Utilization Monitor(SUM) geeft uitgebreid en overzichtelijk antwoord op bovenstaande vragen. De SUM is een meetinstrument waarmee de bezettingsgraad en het gebruik van een kantoor objectief in kaart worden gebracht. Met de SUM wordt gekeken naar:

Bezetting - is een plek bezet door een persoon, door spullen of onbezet (beschikbaar)? Zijn er voldoende dan wel te veel of te weinig werkplekken? Is  de bezetting  gerelateerd aan specifieke tijdstippen? Inzicht hierin maakt het mogelijk om te bespreken of sturing op gespreide aanwezigheid gewenst  is en of de werkplekkenmix past bij de werkprocessen (activiteiten) in de organisatie.

Benutting - door hoeveel personen is de bezette plek in gebruik en hoe is dat ten opzichte van het aantal personen waar een plek voor bedoeld is? Deze informatie is vooral relevant om te kunnen beoordelen of de juiste mix van overlegplekken aanwezig is. Voldoet het aantal kleine, middelgrote en grote overlegruimten voor de organisatie?

Activiteiten - welke activiteiten vinden op de bezette plekken plaats? Dat geeft de organisatie een beeld over de aard van het gebruik van plekken. Worden de plekken in de praktijk gebruikt als bedoeld? Sluit de plekkenmix aan bij de activiteiten? Zijn er specifieke faciliteiten gewenst in de ruimten, bijvoorbeeld voor telefoneren of computerwerk?

Wanneer?

Een bezettingsgraadmeting wordt vaak toegepast in de initiatiefase van een huisvestingsproject. Men gaat dan na hoe het staat met het ruimtegebruik en kijkt of er ruimte en argumentatie is voor alternatieve huisvestingsoplossingen. Ook wordt een bezettingsgraadmeting ingezet om te evalueren of gestelde huisvestingsdoelen gehaald zijn.

Wat bereik ik?

De uitkomsten van een meting met de SUM zijn niet alleen veelzeggend, maar vaak ook confronterend. Met de SUM kan - op empirische basis - besloten worden om al dan niet over te gaan tot een andere indeling van het kantoor, wellicht met een intensiever gebruik door werkplekken te gaan delen of te gaan wisselwerken in een activiteitgerelateerde werkomgeving. Verder geeft SUM inzicht in het minimaal benodigde aantal en de benodigde grootte van ruimten zoals vergaderruimten en overlegplekken.

Hoe werkt het?

Een bezettingsgraadmeting met SUM vraagt niet veel van uw organisatie, enkel heldere en actuele (bij voorkeur met plekken ingetekende) plattegronden en toegang tot uw te meten werkomgeving.  Het informeren van de medewerkers is van belang, aangezien de meting niet onopgemerkt zal blijven: Een week lang wordt minstens acht keer per dag per plek geregistreerd wat de bezetting is en welke activiteiten er plaatsvinden (hierbij wordt nadrukkelijk geen persoonlijke informatie over medewerkers geregistreerd). Het is daarbij belangrijk dat alle werkdagen gedurende een representatieve week worden gemeten. Om de betrouwbaarheid van de uitkomsten te vergroten en een goed beeld te krijgen van de piekbezetting, worden de twee drukste dagen van de week nogmaals gemeten in de daarop volgende week.

Ingezet bij │ eerdere ervaringen

De Space Utilization Monitor is onder andere ingezet bij:

Belastingdienst
Gemeente Rotterdam logo FC
gemeente zeist
defensie
provincie zuid-holland 300 hoog
logo-raad-voor-de-rechtspraak
rijksvastgoedbedrijf
TU Delft
tue
universiteit Gent
rijksuniversiteit groningen
Universiteit Utrecht

Contactpersoon

Sandra Brunia

Sandra Brunia

Researcher│MSc Culture, Organization and Management