Zeven kansen voor betere communicatie
20 oktober 2011
Het bevorderen van communicatie is een veel gehoorde doelstelling voor organisaties. Ook medewerkers vinden de communicatiemogelijkheden in de werkomgeving belangrijk. Uit analyses van de WODI database blijkt dat de mogelijkheden voor communicatie en sociale interactie zeer regelmatig genoemd worden als belangrijk aspect van de werkomgeving. De wet van Allen (1984) zegt dat de kans op communicatie omgekeerd evenredig is met de afstand tot de werkplek van de gesprekpartner. Uit interviews van de afgelopen jaren met circa 270 personen uit de verschillende casestudies heeft het CfPB zeven kansen geformuleerd om communicatiemogelijkheden te verbeteren.
Hef tekort aan overlegruimten op
Gebrek aan vergaderruimten leidt tot ongemak, irritatie en ontevredenheid. Er zijn bijvoorbeeld geen plekken waar mensen even kort en informeel met elkaar kunnen bijpraten of onvoldoende ruimten waar vertrouwelijke gesprekken kunnen worden gevoerd. Door de variëteit van vergaderruimten af te stemmen op de behoeften, krijgt communicatie in het kantoor voldoende ‘ruimte’. Mensen kunnen kiezen waar zij hun gesprekken willen voeren.
Zorg voor faciliteiten in overlegruimten
Steeds vaker worden tijdens een overleg verschillende communicatiemiddelen gebruikt. Niet alle overlegruimten zijn hierop of hiermee ingericht. Medewerkers willen documenten raadplegen of telefoneren om zo snel mogelijk tot antwoorden of oplossingen te komen (en niet iedereen heeft een iPad of smartphone).
Biedt ruimte met voldoende privacy
Mensen zijn sociale wezens, maar zij hebben ook privacy nodig. Als zij niet goed in hun vel zitten, moeten zij hun verhaal in alle rust kunnen vertellen aan een collega of leidinggevende zonder gehoord of gezien te worden. Ook meer feestelijke gebeurtenissen willen mensen graag delen met elkaar. Maar niet iedereen hoeft dit te horen. In open kantoren is er vaak geen middenweg.
Stimuleer persoonlijke en sociale interactie
Je collega’s zijn vaak de mensen die je het meeste ziet gedurende de week. Het is dus prettig als er – als onderdeel van collegiale betrokkenheid – de kans is voor een goed gesprek. De laatste jaren zien we veel mogelijkheden: een tafel bij de koffiehoek, een rustig zitje. En gelukkig mag je in de meeste organisatie daar gewoon zitten zonder dat ze allemaal denken dat er niet gewerkt wordt.
Creëer plekken waar mensen rustig kunnen telefoneren
In de werkomgeving hoef je anderen niet te storen met je telefoontjes. Maar dan moet er wel een plek zijn waar medewerkers naartoe kunnen lopen om te bellen, of als ze gebeld worden. Als deze er niet blijken bellende collega’s een sterke irritatiefactor.
Ontwerp open zichtlijnen en centrale punten
Een open en transparante werkomgeving zorgt dat medewerkers vaker andere medewerkers zien. Dit effect wordt nog sterker bij flexibel werken. Doordat niet iedereen altijd op dezelfde plek zit, is de kans groter dat collega’s van verschillende afdelingen elkaar vaker zien. Gemeenschappelijke faciliteiten leiden tot meer ontmoetingen en dus meer communicatiemogelijkheden.
Werk aan ‘gastvrijheid’ tussen teams
Een vlekkenplan leidt vaak tot een strikte scheiding. Een onzichtbare muur vormt een barrière waarover een andere afdeling niet heen mag. Je gaat niet zomaar bij een andere afdeling zitten, omdat je jezelf daar niet gewenst voelt. Voorbeeldgedrag van managers kan de drempel voor medewerkers lager maken om ook eens bij een andere afdeling te werken.
Als geheugensteuntje hebben we de communicatietips op een dobbelsteen gezet. Misschien leuk voor op uw bureau of om uit te delen: