Fysiek en digitaal samenwerken: hoe vind je de juiste balans?

Wanneer kies je voor fysiek, wanneer voor digitaal? 

Een kernboodschap uit het onderzoek is dat je bewust moet kiezen welk communicatiemedium past bij welke taak. Niet elk overleg vraagt om een vergaderzaal, en niet elk gesprek is gebaat bij een beeldscherm. De literatuur is op dit punt opvallend eensgezind: match het medium met de taakcomplexiteit. 

Eenvoudige informatieoverdracht? Bellen of een berichtje volstaat. Ideeën uitwisselen, besluiten nemen of feedback geven? Dan is het prettig om elkaars gezichtsuitdrukking te zien, videobellen of telepresence bieden dat gedeeltelijk. Conflicten oplossen of relaties bouwen? Dat vraagt om fysiek contact. Een schema uit 1998 van Reichwald bleek nog verrassend actueel: buiten de band gaan - een te rijk medium kiezen voor een simpele taak, of juist een te sober medium voor iets complexs - leidt tot inefficiëntie of miscommunicatie. Wie een conflict probeert op te lossen via een appje kent het resultaat. 

Voor de praktijk betekent dit: organisaties en teams doen er goed aan om afspraken te maken over wanneer welk medium wordt ingezet. Niet als bureaucratische regel, maar als gedeeld kompas. 

SSC-ICT: facilitator van hybride werken 

Na de pauze namen drie sprekers van SSC-ICT (Werner Kempers, Geert Vuijk en Paul Logister) het woord. Zij lichtten toe hoe de organisatie (als ICT-dienstverlener voor negen ministeries, actief op zo'n 300 locaties en verantwoordelijk voor de digitale werkomgeving van 59.000 gebruikers) het hybride werken van rijksambtenaren ondersteunt. 

De presentaties raakten aan drie niveaus: de pandgebonden ICT-voorzieningen (videoconferencing, AV, digitale bewegwijzering), de digitale werkomgeving voor de individuele medewerker (DWR 2.0), en de strategische koers voor de komende jaren. 

Opvallend was de openheid over wat er nog niet kan. Veel technologische mogelijkheden (live ondertiteling, persoonsherkenning, automatisch verwerken van no-shows, digitale routebegeleiding door panden) zijn juridisch of beleidsmatig niet toegestaan, omdat ze data genereren die herleidbaar is naar personen. De 'one button to push' (waarbij je een vergaderzaal binnenloopt en de meeting automatisch start) bestaat al jaren bij leveranciers als Webex, maar is rijksbreed nog niet uitgerold. Dat wringt, want het zou de drempel voor hybride vergaderen aanzienlijk verlagen. 

Een andere prominente lijn was de verschuiving op het gebied van digitale autonomie. De afhankelijkheid van Amerikaanse cloudleveranciers als Microsoft wordt in de huidige geopolitieke context steeds nadrukkelijker gevoeld. SSC-ICT heeft de verdere uitrol van Microsoft Teams als samenwerkingstool on hold gezet en werkt samen met DICTU en DUO aan een alternatieve, soevereine digitale werkomgeving. Tegelijkertijd staat de uitrol van Vlam AI voor de deur: een overheidseigen LLM dat AI-toepassingen beschikbaar maakt in een gesloten, privacyveilige omgeving. 

Workshop: wat werkt, wat ontbreekt, wie pakt het op? 

In de workshop gingen deelnemers - afkomstig uit HR, ICT, FM en vastgoed - in groepen aan de slag met de drie condities en drie vormen van samenwerken uit het onderzoek. Per groep werd besproken wat er al aanwezig is, wat er nog ontbreekt en wie actie moet ondernemen. 

Uit de terugkoppeling kwamen herkenbare patronen naar voren. Over bewustzijn van de werkcontext: de middelen zijn er soms wel, maar worden niet consequent gebruikt. Ambitie omzetten in actie vraagt sturing. Informele informatievoorziening (zoals een digitale zuil met organisatiebreed nieuws) werd genoemd als kans die nog onbenut is. 

Over werkrelaties: het vieren van mijlpalen gebeurt te weinig, terwijl dat de verbinding versterkt. De identiteit van de werkomgeving (het gevoel ergens bij te horen) is bij activiteitsgericht werken een structureel aandachtspunt. Geld en standaardisering zijn de grootste drempels voor verbetering. 

Over het gebruik van tools voor korte interactie: er is veel beschikbaar, maar weinig bekend of eenduidig ingezet. Digicoaches bestaan, maar zijn nauwelijks zichtbaar. De vraag 'wat doen we wel en niet in een groepsapp?' is in de meeste teams nooit gesteld. Leiders en HR worden als eerste aangesproken voor actie, maar de verantwoordelijkheid ligt nadrukkelijk collectief. 

Een terugkerend inzicht over alle groepen heen: de kosten van goede faciliteiten liggen bij het ene onderdeel, de baten bij het andere. Dat maakt een integrale businesscase - en daarmee ook integrale samenwerking tussen FM, HR en ICT - niet alleen wenselijk maar noodzakelijk. 

Conclusie 

De Kenniskring bevestigde dat hybride werken inmiddels een transitiefase is, maar dat we er nog lang niet uit zijn. De combinatie van fysiek en digitaal werken biedt meer dan een keuze voor één van beide, maar alleen als je bewust kiest, afspraken maakt en de organisatie actief inricht op die combinatie. 

De meest gestelde vraag tijdens hybride werken - "hoe vaak moet je naar kantoor?" - is minder relevant dan de vragen die er echt toe doen: hoe werken we samen? Welke tools gebruiken we waarvoor? Ondersteunt het kantoor daadwerkelijk samenwerking? Hebben medewerkers digitaal toegang tot de informatie die ze nodig hebben? En geven leidinggevenden de richting die mensen nodig hebben om die vragen te beantwoorden? 

Dat zijn de vragen die een volwassen hybride praktijk kenmerken. Ze vragen om voortdurende afstemming, binnen teams, tussen disciplines en op alle lagen van de organisatie. 

De Kenniskring maakt deel uit van het collectieve kennisprogramma Werk in Transitie, dat sinds 2022 loopt en wordt gedragen door onder meer de Rijksoverheid, TU Delft en Politie. Binnen dit programma wordt onderzocht wat er verandert in werk en werkomgeving, en wat daarvan de effecten zijn. Heb je vragen of wil je als vriend of partner aansluiten bij een volgende Kenniskring? Neem contact op met Gijs Brouwers.