Waarom komt iedereen op dinsdag en donderdag naar kantoor?

In de media kreeg de ‘kameel van de week’ vorige week veel aandacht: twee duidelijke pieken in de aanwezigheid op dinsdag en donderdag. Organisaties willen die bezetting beter spreiden over de week om kantoorruimte en energie efficiënter te gebruiken, kosten te beheersen en de druk op weg en spoor te verlichten. Waarom kiezen zoveel medewerkers dezelfde dagen, is het patroon sterker dan vóór de coronacrisis en wat kunnen organisaties eraan doen? Deze vragen beantwoordde het CFPB de afgelopen week voor de NOS.

Waarom juist dinsdag en donderdag?

De belangrijkste verklaring is dat medewerkers bij hybride werken naar kantoor komen om collega’s te ontmoeten, samen te werken en te overleggen. CFPB-onderzoek laat zien dat het kantoor voor veel medewerkers juist voor die activiteiten aantrekkelijk is. Daardoor ontstaat een zichzelf versterkend patroon. Als veel collega’s op dinsdag en donderdag aanwezig zijn, worden die dagen ook voor anderen aantrekkelijker. Woensdag en vrijdag zijn minder aantrekkelijk doordat op die dagen relatief veel medewerkers niet werken. Medewerkers die dan wel werken, zijn eerder geneigd thuis te werken. Zo ontstaan collectieve kantoordagen en thuiswerkdagen.

Mensen komen op dinsdag en donderdag naar kantoor omdat zij verwachten dat hun collega’s er dan ook zijn. Juist doordat veel medewerkers dezelfde logische keuze maken, ontstaan de pieken.

Niet elke organisatie heeft hetzelfde probleem. Bezetting volgt vaak het kamelenpatroon, maar verschilt sterk tussen organisaties en locaties. Sommige kantoren hebben over de hele week een lage bezetting, ook op de piekdagen. Dan heb je in eerste instantie geen spreidingsvraagstuk. Andere kennen duidelijke pieken zonder dat medewerkers direct onvoldoende geschikte werkplekken ervaren. Ook dan kan de ongelijke spreiding echter nadelig zijn: rustige dagen betekenen minder efficiënt en duurzaam gebruik van ruimte en energie, terwijl de gezamenlijke piekdagen de druk op weg en spoor vergroten. Wanneer een sterke dinsdag-donderdagpiek bovendien samengaat met een hoge bezetting en onvoldoende geschikte werkplekken, heeft de organisatie wel een acuut spreidingsprobleem.

Is dit erger dan vóór COVID-19?

Ja en nee. De ‘kameel’ bestond al vóór de coronacrisis. Deeltijdwerk, 36-urige werkweken en vaste vrije dagen zorgden ook toen voor verschillen tussen werkdagen. Hybride werken heeft het bestaande patroon versterkt. Dat komt doordat medewerkers minder vaak naar kantoor gaan dan vóór de pandemie en bewuster kiezen op welke dagen zij komen. Medewerkers werken gemiddeld ongeveer 45% van de werktijd op kantoor, 55% thuis en 5% elders (CFPB-onderzoek Werk in Transitie). Een groot deel van de medewerkers werkt bovendien maximaal twee dagen per week op kantoor (CFPB-onderzoek Locatiekeuzeprofielen).

Woensdag en vrijdag vallen snel af als kantoordag, omdat een deel van de collega’s dan niet werkt. Deeltijd- en verkorte werkweken en schoolroosters dragen daaraan bij. In Duitsland, waar basisscholen doorgaans geen vrije woensdagmiddag kennen, lijkt het patroon bijvoorbeeld eerder op een ‘dromedaris’: één dominante piek in plaats van twee. Deeltijd- en verkorte werkweken, schoolroosters en hybride werken leiden gezamenlijk tot de concentratie van de kantoorbezetting op dinsdag en donderdag.

Wat kunnen organisaties eraan doen?

De eerste vraag is of een betere spreiding voor de organisatie wenselijk is, en waarom. Vanuit FM-perspectief draagt een betere spreiding bij aan lagere huisvestingskosten, duurzaamheid en waarschijnlijk een betere kantoorbeleving. Maar in de praktijk zien we dat HR-doelen daar soms lijnrecht tegenover lijken te staan, zoals aantrekkelijk werkgeverschap en keuzevrijheid voor medewerkers. Je kunt als organisatie niet én de kameel van de week aanpakken én medewerkers nagenoeg volledige vrijheid geven bij de keuze waar zij werken.

De organisatie moet belangen tegen elkaar afwegen en integraal gedragen keuzes maken over aanwezigheid op kantoor. Alleen medewerkers vragen om op een andere dag te komen, is meestal onvoldoende. Als iemand op vrijdag naar kantoor gaat terwijl het eigen team thuiswerkt, verdwijnt juist de reden om die dag opnieuw te kiezen. Zachte prikkels, zoals gratis koffie of lunch, zullen dit sociale mechanisme doorgaans niet doorbreken.

Om de kameel van de week aan te pakken, moeten organsiaties het collectieve werkritme beïnvloeden. Dat kan op verschillende manieren:

• maak teamafspraken over het doel en het moment van gezamenlijke aanwezigheid;
• voorkom dat alle teams dinsdag én donderdag als vaste kantoordagen kiezen;
• maak rustigere dagen relevant door dan gezamenlijke activiteiten te organiseren;
• stuur niet alleen op het aantal kantoordagen, maar op het werk dat fysieke aanwezigheid vraagt;
• zorg op piekdagen voor voldoende geschikte overleg-, concentratie- en teamplekken;
• maak afspraken duidelijk, voorspelbaar en uitvoerbaar.

Goede spreiding vraagt dus niet om losse prikkels, maar om een visie vanuit de organisatietop en afstemming tussen teams. Verlies daarbij niet uit het oog waarom medewerkers naar kantoor komen. Doorslaggevend voor de kwaliteit van samenwerking is niet fysieke aanwezigheid, maar waardevolle interactie die het werk ondersteunt.