Wat zegt een bezetting van 45 procent?

Deze vraag stond onlangs centraal tijdens een workshop van het CFPB. Het antwoord: op zichzelf minder dan vaak wordt gedacht. Een weekgemiddelde van 45 procent laat namelijk niet zien wanneer, waar en welke typen werkplekken worden gebruikt. Daardoor blijven pieken en dalen gedurende de week en de dag, verschillen tussen etages en verschillen tussen werkplektypen buiten beeld. Een zorgvuldige analyse van de bezettingsgegevens maakt die patronen zichtbaar, maar vertelt nog steeds niet het hele verhaal. Zelfs wanneer er op papier voldoende capaciteit is, kunnen medewerkers een tekort aan geschikte plekken ervaren of het kantoor als druk beleven.

De bezetting van een kantoor gaat over de mate waarin beschikbare ruimte, werkplekken en voorzieningen daadwerkelijk worden gebruikt. Meestal wordt dit uitgedrukt als percentage: welk deel van de beschikbare capaciteit is op een bepaald moment of over een bepaalde periode in gebruik? De betekenis van dat percentage hangt af van wat is gemeten. Aanwezigheid in het gebouw, gebruik van specifieke werkplekken en gebruik van verschillende typen ruimten zijn verschillende grootheden en leveren daarom niet hetzelfde bezettingsbeeld op. Een bezettingspercentage lijkt eenduidig, maar kan alleen worden geïnterpreteerd als duidelijk is waarop het is gebaseerd.

Niet elke meetmethode laat hetzelfde zien

Om een bezettingspercentage goed te kunnen duiden, moet eerst duidelijk zijn wat er precies is gemeten. Iedere meetmethode laat namelijk een ander deel van de werkelijkheid zien.

• Pasregistraties geven bijvoorbeeld inzicht in het aantal medewerkers dat op een dag in een gebouw is geweest, maar niet in het verloop gedurende de dag, waar medewerkers zich bevinden of welke werkplekken zij gebruiken.
• Sensoren kunnen meer detail geven over het gebruik van ruimten of werkplekken, maar leveren doorgaans geen informatie over de activiteit van medewerkers.
• Observaties geven weer een rijker beeld. Gedurende meestal twee weken lopen observanten zes tot acht rondes per werkdag. Per plek registreren zij onder meer of deze bezet, vrij of tijdelijk onbezet is. In dat laatste geval is een plek op dat moment niet fysiek in gebruik, maar ook niet beschikbaar voor anderen, bijvoorbeeld omdat er een tas, jas of laptop ligt. Bij aanwezigheid registreren observanten bovendien welke activiteit plaatsvindt.

Het gemiddelde verbergt de spreiding

Een gemiddelde kan veel verhullen. Achter een gemiddelde bezetting van 45 procent kunnen op bepaalde tijdstippen, etages of typen werkplekken hoge pieken schuilgaan, terwijl het kantoor op andere momenten grotendeels leeg is. Bovendien kan een werkplek bezet zijn zonder dat er iemand zit. Een relatief laag gemiddelde sluit daarom niet uit dat op piekmomenten, op bepaalde etages of voor specifieke typen plekken een capaciteitsprobleem ontstaat.

Een goede analyse maakt zichtbaar waar en wanneer pieken ontstaan, welke typen plekken het meest worden gebruikt, hoe groot de tijdelijke onbezetting is en hoe gebouwen, etages en werkplektypen van elkaar verschillen. Pas dan kan worden beoordeeld waar daadwerkelijk knelpunten zitten en aan welke knoppen kan worden gedraaid om de werkomgeving beter af te stemmen op het gebruik.

Slechts één werkplek per twee fte

De Rijksoverheid streeft naar een doelmatige, efficiënte en rechtmatige besteding van publieke middelen. Voor de rijkshuisvesting betekent dit onder meer dat kantoren goed worden benut. Een van de instrumenten die daarvoor wordt gebruikt, is de werkplekfactor. Die geeft de verhouding weer tussen het aantal beschikbare functionele werkplekeenheden (FWTE) en het aantal formatieplaatsen. Een bureauwerkplek telt daarbij als één FWTE. Een zitplaats op een communicatieplek telt als een halve FWTE.

Bij een werkplekfactor van 0,5 is per formatieplaats een halve FWTE beschikbaar. In een werkomgeving kan dat bijvoorbeeld worden ingevuld met 0,35 bureauwerkplek en 0,30 zitplaats op een communicatieplek. Omdat een communicatieplek in dit voorbeeld voor een halve FWTE meetelt, komt de totale capaciteit uit op:

0,35 + (0,30 × 0,5) = 0,50 FWTE

Op het eerste gezicht lijkt dat weinig. Daarbij moet echter worden meegewogen dat rijksmedewerkers gemiddeld ongeveer 40 procent van hun werktijd op kantoor doorbrengen. Als die aanwezigheid gelijkmatig over medewerkers, werkdagen en tijdstippen zou zijn verdeeld, komt de beschikbare capaciteit per aanwezige medewerker in dit voorbeeld neer op:

0,35 ÷ 0,40 = 0,875 bureauwerkplek

0,30 ÷ 0,40 = 0,75 zitplaats op een communicatieplek

Per aanwezige medewerker zijn er dan gemiddeld 0,88 bureauwerkplek en 0,75 zitplaats op een communicatieplek beschikbaar. Op papier lijkt dat redelijk ruim, zolang de aanwezigheid gelijkmatig is verdeeld en de beschikbare plekken aansluiten bij de activiteiten die medewerkers willen uitvoeren.

De werkplekmix voor Rijkskantoren maakt onderscheid tussen open en omsloten werkplekken. Bron: Kader Rijkskantoren 2025.

Bovendien bestaat een rijkskantoor uit meer dan alleen de directe werkgebieden. Ook vergadergebieden, ontmoetingspleinen, restaurants en buitenruimten maken deel uit van de werkomgeving. Deze ruimten kunnen verschillende activiteiten ondersteunen, al zijn zij uiteraard niet voor alle werkzaamheden even geschikt.

Van theoretische capaciteit naar de praktijk

Bovenstaande berekening is een theoretisch gemiddelde. Zij laat zien dat de capaciteit op hoofdlijnen toereikend kan lijken, maar houdt geen rekening met de manier waarop medewerkers hun aanwezigheid over de week verdelen en met de wijze waarop zij de beschikbare werkplekken daadwerkelijk gebruiken.

In de praktijk is de aanwezigheid doorgaans niet gelijkmatig gespreid. De bezetting in veel kantoren kent een kamelenpatroon: een relatief hoge bezetting op maandag, dinsdag en donderdag, tegenover een duidelijk lagere bezetting op woensdag en vrijdag. Daarbij is tussen 10:00 en 15:00 aanzienlijk drukker dan aan de randen van de werkdag. Daardoor kan op piekmomenten schaarste ontstaan, terwijl de gemiddelde aanwezigheid over de hele week relatief laag blijft.

De mogelijkheden om pieken te spreiden zijn beperkt, omdat het patroon mede wordt veroorzaakt door schoolroosters, 36-urige werkweken en deeltijdwerk. Zachte interventies, zoals extra voorzieningen, acties of verleidingen op rustigere dagen, kunnen het bewustzijn vergroten en medewerkers tijdelijk in beweging brengen. Uit ons onderzoek blijkt echter dat zulke losse prikkels meestal onvoldoende zijn om het patroon structureel te veranderen. Kantoordagen zijn namelijk niet alleen een individuele keuze: medewerkers komen vooral naar kantoor om collega’s te ontmoeten, samen te werken en te overleggen. Als het eigen team of relevante collega’s op woensdag of vrijdag niet aanwezig zijn, verdwijnt voor veel medewerkers de reden om juist dan naar kantoor te komen. Spreiding vraagt daarom vooral om duidelijke, voorspelbare en gedragen afspraken over het gezamenlijke werkritme: wanneer komen teams naar kantoor, welke activiteiten vragen om fysieke aanwezigheid en hoe voorkomen organisaties dat alle teams dezelfde piekdagen kiezen? Zonder zulke afspraken blijven oude routines dominant.

Claimgedrag op piekmomenten

Op drukke dagen, vooral dinsdag en donderdag en soms ook maandag, zijn medewerkers vaker geneigd een werkplek vast te houden, oftewel te ‘claimen’. Dat gebeurt bijvoorbeeld wanneer zij na een overleg, pauze of korte afwezigheid onzeker zijn of zij opnieuw een geschikte plek kunnen vinden. Die prikkel wordt sterker wanneer andere beschikbare plekken als minder bruikbaar worden ervaren, bijvoorbeeld door geluidsoverlast, gebrek aan privacy, onvoldoende ergonomische kwaliteit of een mismatch met de uit te voeren activiteit. Het achterlaten van spullen is dan niet alleen een kwestie van individueel gedrag, maar ook een reactie op onzekerheid over de beschikbaarheid van passende werkplekken.

Bezetting is niet hetzelfde als druktebeleving

Zelfs wanneer de totale capaciteit op papier toereikend is, kunnen medewerkers het kantoor toch als druk ervaren. De bezettingsgraad is een objectieve maat voor het feitelijke gebruik van de beschikbare ruimte. Druktebeleving is subjectief en wordt beïnvloed door een samenspel van bezetting, fysieke factoren, sociale factoren en persoonlijke factoren. Het gaat daarbij niet alleen om hoeveel mensen aanwezig zijn, maar onder meer om geluid, afleiding, privacy, de geschiktheid van beschikbare plekken, verwachtingen van medewerkers en het doel van hun kantoorbezoek.

Druktebeleving wordt niet alleen bepaald door de bezetting, maar ook door fysieke, sociale en persoonlijke factoren. Bron: Druk op kantoor: een kwestie van perspectief.

Een voorbeeld is de beschikbaarheid van een voorkeursplek. Onderzoek van het CFPB laat zien dat medewerkers een werkomgeving als drukker kunnen ervaren wanneer zij niet op de plek van hun voorkeur kunnen werken. Die voorkeur wordt niet alleen bepaald door het type werkplek en de locatie daarvan, maar ook door de sociale omgeving. Medewerkers werken doorgaans graag in de nabijheid van directe collega’s of andere bekenden en minder graag tussen onbekenden.

Geen simpele rekensom

Aantallen alleen verklaren dus niet alle ervaren knelpunten in de werkomgeving. De centrale vraag is niet alleen hoeveel plekken beschikbaar zijn, maar hoeveel daarvan op drukke momenten daadwerkelijk beschikbaar, bruikbaar en passend zijn. In het samenspel tussen bezetting, werkplekmix, kwaliteit van de inrichting en gebruiksgedrag liggen de aanknopingspunten voor verbetering van de werkomgeving. Wie een goede werkomgeving wil creëren, moet dus door meerdere brillen kijken: naar cijfers, naar de inrichting, naar gebruiksgedrag en naar de ervaring van medewerkers.