Werkt een flexfactor van 0,5?

Een flexfactor van 0,5 betekent dat er voor twee fulltime medewerkers één werkplek beschikbaar is op kantoor. Dat klinkt krap: werkplekken moeten intensiever worden gedeeld, maar dat hoeft niet automatisch tot drukte op kantoor te leiden. Veel kenniswerkers werken immers minder dan de helft van de werktijd op kantoor. Onderzoek bij een grote publieke organisatie laat zien dat een flexfactor van 0,5 kan werken, mits het delen van de werkomgeving goed wordt georganiseerd.

Op een grote kantoorlocatie werd de flexfactor verlaagd van 0,6 naar 0,5. Daardoor delen meer medewerkers dezelfde werkplekken. Het CFPB maakte een vergelijking tussen 2018 en nu. Wat betekent de verlaging van de flexfactor voor het feitelijke gebruik van de werkomgeving, de beleving van medewerkers en de afspraken die nodig zijn om het intensiever delen van ruimte goed te laten verlopen?

Ondanks de lagere flexfactor is het minder druk dan in 2018

De lagere flexfactor heeft op deze kantoorlocatie niet geleid tot een hogere gemeten bezetting dan in 2018. Integendeel: de bezetting van bureauwerkplekken ligt in 2025 lager dan in 2018. Dat is niet vreemd. Sinds de opkomst van hybride werken zijn medewerkers minder vaak tegelijk op kantoor. In het onderzoek brachten medewerkers gemiddeld ongeveer een derde van hun werktijd door op kantoor; de rest van de tijd werkten zij vooral thuis of op andere locaties.

Vooraf leefde de zorg dat medewerkers het kantoor zouden mijden, omdat zij mogelijk minder zeker zouden zijn van een werkplek. Dat beeld kwam niet naar voren. Er zijn geen aanwijzingen gevonden dat de lagere flexfactor ertoe heeft geleid dat medewerkers vaker thuis zijn gaan werken.

Medewerkers beoordelen hun werkomgeving in 2025 bovendien positiever dan in 2018. De fysieke werkomgeving is grotendeels hetzelfde gebleven, maar het gebruik is veranderd: medewerkers zijn minder vaak op kantoor en gebruiken het kantoor meer voor overleg, ontmoeting en samenwerking. De lagere bezetting kan een rol spelen, omdat medewerkers een werkomgeving doorgaans positiever beoordelen wanneer het er minder druk is.

Op het moment dat medewerkers naar kantoor komen, zijn er dus vaak nog plekken beschikbaar. Wel is de bezetting ongelijk verdeeld over de week. Dinsdag en donderdag zijn duidelijk de populairste kantoordagen, terwijl vrijdag juist rustig is. De drukte concentreert zich vooral tussen 10.00 en 15.00 uur. De ongelijke verdeling van bezetting over de week en de dag vraagt om spreiding en duidelijke afspraken over het gebruik van de werkomgeving.

Hoe lager de flexfactor, hoe belangrijker duidelijke en gedragen afspraken zijn

Daar zit de belangrijkste les uit het onderzoek. De cijfers over bezetting laten zien dat een flexfactor van 0,5 haalbaar kan zijn, maar de werkbaarheid hangt vooral af van de manier waarop het delen van ruimte wordt georganiseerd.

In de onderzochte kantooromgeving zijn op de verdiepingen verschillende afspraken gemaakt. Denk aan roosteren, waarbij afdelingen op verschillende dagen naar kantoor komen; aan vlekkenplannen, waarbij de werkomgeving wordt verdeeld in kleinere teamvlekken; of aan een combinatie van beide.

Uit de analyse blijkt dat niet zozeer het type afspraak bepalend is voor hoe medewerkers de werkomgeving beleven, maar vooral de kwaliteit van die afspraken. Duidelijke, zichtbare en gedragen afspraken geven houvast. Ze maken het makkelijker om plekken te delen, verwachtingen uit te spreken en elkaar aan te spreken op het gebruik van de ruimte.  Hulpmiddelen zoals een eenduidig reserveringssysteem kunnen daarbij ondersteunen. Onduidelijke afspraken kunnen juist leiden tot onzekerheid, sociale spanning of vermijdgedrag.

Investeren in gebruik en gedrag

Een flexfactor van 0,5 is dus haalbaar en werkbaar, maar dit vraagt wat van alle betrokkenen: FM, HR, leidinggevenden en medewerkers. Wie werkplekken intensiever wil delen, moet ook investeren in het proces eromheen: medewerkers betrekken, afspraken maken, communicatie ondersteunen en regelmatig in het team evalueren wat wel en niet werkt. Juist die sociale en organisatorische kant bepaalt of een lagere flexfactor in de praktijk goed functioneert.