Home Actueel Leren van experimenten in de werkomgeving

Nieuws
Mathilda du Preez

Leren van experimenten in de werkomgeving

De plaats van werk Het kantoor De organisatie van werk Welzijn en gezondheid 5 minuten leestijd

Vijf jaar na de grote verschuiving in waar en hoe we werken keken we tijdens de 3e Kenniskring van 2025, niet naar succesverhalen, maar juist naar wat níet werkt. Want daar zitten de scherpste lessen voor mensgericht ontwerp en effectieve organisatie. Dit is een verslag van deze bijeenkomst voor Werk-in-Transitie partners gehost door de Belastingdienst in het Spark-gebouw in Amsterdam.

Niet alles wat open is, werkt

De intuïtie was lang: meer openheid = meer ontmoeting = betere samenwerking. In de praktijk zien we het tegendeel. Grote, open vloeren leveren afleiding op, vertragen focus en maken mensen terughoudend. Mathilda du Preez (onderzoeker CFPB): "De les: kleinere clusters (6–8), zichtlijnen met subtiele afscherming en nabij gelegen retreat-plekken zorgen voor rust zonder de sociale dynamiek te verliezen."

 

Psychologische basis eerst

Mathilda bundelde inzichten uit de psychologie tot 9 aandachtspunten. De rode draad: mensen verschillen en beleving van ruimte dus ook.

  • Geen aandacht voor individuele verschillen
    Introvert, extravert, interne of externe locus: beleving verschilt sterk. Eén open, transparant ontwerp is nooit voor iedereen “goed”. Les: ontwerp variatie in werkplekken en sferen, zodat mensen zelf kunnen kiezen (person–environment fit).

  • Basisbehoeften niet op orde
    Daglicht, ventilatie en temperatuur zijn hygiënefactoren. Als die niet kloppen, overheerst ontevredenheid. Ook sociale frictie kleurt de beleving van fysieke aspecten (Herzberg). Les: fix de basis en monitor structureel (CFPB WODI-metingen).

  • Te weinig privacy & te veel afleiding
    Concentratie kost tijd (±15 min). Visuele en akoestische prikkels resetten die klok voortdurend. Les: werk met kleinere clusters (6–8), duidelijke zichtlijnen én slimme afscherming; bied nabij gelegen retreat-plekken.

  • Saai of juist overprikkeld
    Te monotoon verlaagt prestatie; te veel “ruis” ook. Les: ontwerp gedoseerde prikkeling met materiaal, kleur en ritme.

  • Onheldere sociale scripts
    “Van wie is deze plek? Mag ik hier praten?” Slecht ontworpen ontmoetingsplekken blijven leeg. Les: maak sociale grenzen en gebruiksregels ruimtelijk voelbaar (zonering, meubilair, vloerafbakening).

  • Onbekend & onvoorspelbaar = stress
    Niet weten waar te zitten of hoe druk het wordt, verhoogt spanning. Les: geef voorspelbaarheid (voorkeursplekken, beschikbaarheidsinfo, heldere functie per zone).

  • Moeilijke oriëntatie (wayfinding)
    Hybride werkers voelen zich soms “gast” in eigen gebouw. Les: werk met herkenbare ankerpunten en taal (“Italiaanse koffiecorner” i.p.v. “2.Z.3.13”), en koppel binnen en buiten (zichtlijnen, geveloriëntatie).

  • Gebrek aan groen en natuur
    Natuurlijke elementen (ook kunstplanten, hout, groentinten) verhogen welbevinden. Les: biofilische elementen zijn kleine ingrepen met groot effect.

  • Te weinig uitleg over gebruik
    Nieuwe ruimtes worden al snel “oud” gebruikt. Les: combineer fysieke cues (signing) met mondelinge begeleiding en herhaalde uitleg.

Praktijkcase: Zilveren Toren in Den Haag

Bertha Brouwer, strategisch adviseur huisvesting bij Ministerie van Economische Zaken en Klimaat, deelde haar bevinden n.a.v. een pilot in de Zilveren Toren in Den Haag. Drie verdiepingen werder daarvoor ingericht als Living Lab voor hybride werken. Het doel: in co-creatie experimenteren met nieuwe werk- en overlegvormen.

Wat werkte níet (en waarom):

  • Te grote sprong ineens. Hybride-vergaderopstellingen en een tribunetrap werden nauwelijks gebruikt: te ver van het bekende.

  • Oncomfortabel meubilair. Barkrukken/sta-krukken nodigden niet uit voor daadwerkelijk gebruik.

  • Communicatie schoot tekort. Intranet en bordjes bleken onvoldoende; gebruikers kenden de functies niet en pasten oude routines toe op nieuwe ruimtes.

  • Co-creatie verwaterde. Lange doorlooptijden en verhuisbewegingen braken de lijn met de oorspronkelijke gebruikersgroepen.

  • Geen gedragen gedragsafspraken. Zonder heldere afspraken over zonegebruik vallen teams terug in “alles-doen-aan-het-bureau”.

  • Verticale drempel. De speciale ontmoetingsverdieping werd weinig bezocht; verplaatsen tussen verdiepingen voelt hoger-drempelig dan horizontaal lopen.

Wat wel werkte:

  • Persoonlijke begeleiding. Rondleidingen, uitleg door (psychologie)studenten en projectmedewerkers: zichtbaar effect op begrip en gebruik.

  • Iteratief aanpassen. Meubilair en opstellingen die niet functioneerden, zijn verplaatst of vervangen.

  • Gewenning loont. Brainstormruimtes zonder techniek werden na een gewenningsperiode wél op de juiste manier gebruikt.

De belangrijkste les:
Verandering = ruimte + gedrag. Zonder (doorlopende) begeleiding, voorbeeldgedrag en duidelijke afspraken gaan mensen creatief om met ruimtes - maar niet per se zoals bedoeld.

Drie toekomstscenario’s

Samen verkenden we drie denkrichtingen:

  1. Vaste patronen: we stabiliseren in het huidige werkritme en het kantoor wordt voorspelbaar benut.

  2. Generatiewissel: oudere medewerkers stromen uit en jongere medewerkers geven de voorkeur aan kantoor, waardoor het aandeel kantoorwerk weer toeneemt.

  3. Institutionalisering van thuiswerken: thuiswerken wordt de norm, mede gestuurd door duurzaamheid en kosten.

 

Reacties uit het publiek: praktische lessen

Een greep uit de waardevolle lessen uit eigen praktijk die werden gedeeld door het publiek:

  • Mensen boven middelen. Floorcoaches/gastheren- en -vrouwen en “uitleg op de vloer” werken beter dan intranetpagina’s en posters.

  • Neem medewerkers vroeg mee. Rondleidingen tijdens bouw en inrichting vergroten eigenaarschap en acceptatie.

  • Regel experimenteerruimte. Living Labs lopen vast in reguliere inkoop- en besluitvormingscycli. Geef een “vrijbrief” voor huren, snel vervangen en bijsturen.

  • Leiderschap doet ertoe. Voorbeeldgedrag (ook in roostering en hybride werkafspraken) versnelt gewenst gebruik.

  • Gun tijd. Gewenning kost maanden. Een pilot is niet “mislukt” als adoptie niet direct zichtbaar is.

Vooruitblik & tweede praktijkcase: Belastingdienst, Spark

De Belastingdienst onderzoekt samen met het CFPB werkplekkeuzes van medewerkers. Uit analyses blijkt: er is grote variatie - van (bijna) altijd-thuiswerkers tot (bijna) altijd-kantoorwerkers. Die verschillen hangen samen met werksoort, persoonlijke voorkeuren en de ruimte die de organisatie biedt.

Vertaling naar ontwerp en dienstverlening
Met “day-in-the-life” profielen wordt per type medewerker bepaald: waar werkt iemand, wat doet die daar, en wat is dan nodig—fysiek én digitaal. Dat past bij de visie op grenzeloos samenwerken: flexibele ICT, slim gebouwenportfolio en inrichting die samenwerking stimuleert. Belangrijk uitgangspunt: als tech of plek niet werkt, dan komen mensen niet.

Spark als proeftuin
Verdiepingen 6–8 zijn ingericht volgens rust - ruis - rumoer. Zo kan iedereen kiezen wat past bij het werk van dat moment. Verdiepingen zijn niet aan teams toegewezen; met vergaderruimtes op 2 en het restaurant ontstaat een open, levendige setting. Reserveringstools en toegangspassen ondersteunen dit gebruik.

Vanaf januari 2026 is Spark geopend voor medewerkers van Belastingdienst, Douane en Dienst Toeslagen voor onder andere grote bijeenkomsten, teamsessies en gefocust werken.

Conclusie

Experimenteren in de werkomgeving werkt, mits we het professioneel organiseren:

  • Ontwerp variatie, fix de basiscondities en borg privacy & focus.

  • Maak sociale scripts en wayfinding intuïtief. Voeg groen toe.

  • Communiceer niet alleen over de ruimte, maar in de ruimte: begeleid, leg uit, herhaal.

  • Versnel pilots door ruimte in processen en budget (huren, vervangen, bijsturen).

  • Leiderschap en tijd zijn randvoorwaarden voor adoptie.

Juist wat niet werkt, levert de beste inzichten op: voor het volgende, betere ontwerp.

Heb je vragen of wil je aansluiten bij een volgende Kenniskring? Neem contact op met Dennis La Brijn of Mathilda du Preez.

 

 

Dit artikel is geschreven door

Mathilda du Preez

Mathilda du Preez is senior onderzoeker en team-manager

Meer over de auteur

Meer artikelen

Nieuws
Sheraz Kazmi

Onderzoek doen naar de werkplek van de toekomst

5 min

Hoe ziet de ideale werkplek van de toekomst eruit? Bij het CFPB (Center for People and Buildings) houdt onderzoeker Maaike Niekel zich dagelijks bezig met die vraag. Met een achtergrond in bewegingswetenschappen, ergonomie en onderwijs onderzoekt ze hoe de werkomgeving bijdraagt aan het welzijn en functioneren van medewerkers.

Lees verder

Nieuws
Jacqueline Schlangen

Wat werkt, wat schuurt?

6 min

Tijdens het CFPB Jaarcongres 2025 verkenden ruim 100 professionals de lessen van vijf jaar hybride werken. In keynotes, sessies en gesprekken werd duidelijk dat hybride werken geen vast recept kent, maar vraagt om maatwerk, slimme inrichting en nieuwe vormen van leiderschap. Thema’s als gezondheid, technostress, ruimtegebruik en de rol van het kantoor kwamen aan bod. Hoogtepunt was de lancering van de publicatie “Wat werkt in de hybride omgeving?”, overhandigd aan Paul Pegels. Conclusie: hybride werken is geen eindpunt, maar een blijvende transitie.

Lees verder

Publicaties
Henk-Jan Hoekjen

CFPB-publicatie over lessen uit pilots in de hybride werkomgeving

2 min

Ter gelegenheid van het CFPB Jaarcongres op woensdag 27 augustus publiceerden we een smaakvolle en leerzame publicatie over 5 jaar experimenteren in de hybride werkomgeving

Lees verder

Naar artikelen overzicht Naar thema “De plaats van werk” Naar thema “Het kantoor” Naar thema “De organisatie van werk” Naar thema “Welzijn en gezondheid”