Psychologische aspecten van kantoorinnovatie
Mei 2002 | Theo van der Voordt, Juriaan van Meel
Als argument tégen kantoorinnovatie wordt vaak aangevoerd, dat het opgeven van de eigen werkplek indruist tegen universele menselijke behoeften, zoals de behoefte aan privacy, territoriumdrift en status. De vraag rijst, in hoeverre deze nadelen door de gebruikers inderdaad als bezwaarlijk worden ervaren en hoe zwaar deze aspecten en andere psychologische mechanismen meewegen in het totaaloordeel. Aan de hand van literatuurstudie en evaluaties van het gebruik en de beleving van innovatieve projecten wordt in dit rapport verkend hoe en in welke mate psychologische aspecten bijdragen aan het succes en risico’s van flexwerkplekken.
Afstemming op menselijke behoeften
De studie laat zien dat de overgang van een cellenkantoor met vaste werkplekken naar een combikantoor met wisselwerkplekken inderdaad conflicteert met een aantal menselijke behoeften. Het delen van werkplekken staat op gespannen voet met de behoefte aan een eigen territorium. Iedereen dezelfde werkplek geeft minder mogelijkheden tot expressie van status. Clean desk maakt personalisatie lastig tot onmogelijk. Een open opstelling van werkplekken, zonder wanden of met veel glas, gaat gepaard met een gemis aan privacy. Daar staan echter ook voordelen tegenover. Een meer transparante omgeving vergemakkelijkt de communicatie. Wisselwerken biedt kansen om nieuwe collega's te leren kennen en nieuwe kennis en ervaring op te doen. Het verlies aan status door het wegvallen van een onderscheid in grote, luxe werkplekken versus eenvoudige standaard werkplekken wordt verzacht door hoogwaardige faciliteiten en een aantrekkelijk vormgegeven en comfortabel ingerichte werkomgeving. Frisse kleuren, moderne materialen, fraai meubilair en sfeervol ingerichte ontmoetingsplekken dragen bij aan plezierig werken.
Voordelen lijken op te wegen tegen nadelen mits ...
Per saldo is de tevredenheid bij de overgang van een bestaand kantoor naar een flexibel kantoor in veel projecten toegenomen. In veel projecten wil de meerderheid niet terug naar de oude situatie. Veel gebruikers hebben er ook begrip voor dat de organisatie op zoek gaat naar mogelijkheden om werkplekken en andere faciliteiten efficiënter te gebruiken. Er zijn echter ook projecten waar een forse minderheid en in enkele gevallen de meerderheid dermate negatief oordeelt over het concept, dat men liever zou terugkeren naar de oude situatie. Vaak heeft dat te maken met een onhandige verhouding tussen het aantal medewerkers en het aantal flexplekken, slecht functionerende ICT, onvoldoende invloed op het implementatieproces, of het feit dat het management voor zichzelf wél een vaste werkplek claimt. Juist in dát soort situaties gaan de psychologische nadelen van wisselwerken in het totaal oordeel zwaar zwegen.
Neem psychologische behoeften serieus
Dit alles maakt duidelijk dat de psychologische behoeften van mensen serieus genomen moeten worden. Wanneer hieraan onvoldoende aandacht wordt besteed, is de kans groot dat de omgeving als dissatisfier gaat werken. De positieve elementen worden dan min of meer als vanzelfsprekend ervaren, terwijl de negatieve aspecten leiden tot ontevredenheid van de medewerkers.. Om dissatisfactie te voorkomen wordt aanbevolen om privacy, sociale interactie, personalisatie, territorialiteit, status en perceptuele omgevingskwaliteiten van het begin af aan zorgvuldig mee te nemen in het besluitvormingsproces. Ook in de fase van gebruik en beheer is het verstandig de vinger aan de pols te houden en het gebruik en de beleving te blijven monitoren.
De vele overwegingen in dit rapport, geïllustreerd met voorbeelden uit de ABN AMRO praktijk en enkele andere innovatieve projecten, kunnen daarbij als hulpmiddel dienen. Bovendien wordt aan het eind van het rapport een checklist van aandachtspunten gepresenteerd ter ondersteuning van de besluitvorming. Per thema zijn enkele vragen en checkpunten geformuleerd. Het verdient aanbeveling om ideeën, ontwerpen en gerealiseerde projecten continue hieraan te spiegelen, vanaf het eerste initiatief tot en met de nazorg en het beheer. De genoemde items kunnen tevens worden gebruikt voor projectevaluaties. Daarmee vormt de checklist een belangrijke onderlegger voor het ontwikkelen van een praktisch toepasbaar hulpmiddel voor onderzoek en besluitvorming.