Van vier naar drie verdiepingen - Resultaten onderzoekstraject fysieke werkomgeving gemeente Veldhoven
Juli 2017 | Sandra Brunia, Evi De Bruyne
Gemeente Veldhoven is bezig zich te ontwikkelen tot een netwerkorganisatie, waarbij de focus komt te liggen bij competenties zoals het verbinden van partijen met verschillende belangen en het aangaan van nieuwe contacten. Er is hiervoor behoefte aan meer overlegruimte. Daarnaast wil de gemeente het reeds in gang gezette Slimmer werken verder doorvoeren, waardoor beschikbare werk-, vergader- en spreekruimtes meer flexibel benut kunnen worden. Tenslotte wil de gemeente op termijn indikken van vier naar drie verdiepingen, zodat de begane grond vrijkomt voor meer publieke functies.
De gemeente kiest voor een aanpak waarbij de kwaliteit van de oplossing en van het proces de voorkeur krijgen boven snelheid, volgens een weg van geleidelijkheid. De gemeente wil langzaamaan flexibeler worden, de clustercoördinatoren goed betrekken en het proces bottom-up ontwikkelen (uit oogpunt van draagvlak en goed werkgeverschap).
In dit kader is het CfPB gevraagd om een verkennend onderzoek uit te voeren naar de mogelijkheden binnen het gebouw. Hiervoor is gebruik gemaakt van drie onderzoeksmethoden.
- Persona-onderzoek ICT (door ICT-adviesbureau COMPAREX) en activiteitenscan
De resultaten van dit onderzoek leveren inzicht op in de ICT-behoeften, werkstijlen en activiteitenprofielen van de medewerkers. Belangrijke input voor het toekomstig ontwerp van de ICT-omgeving en van de werkomgeving.
- Groepsinterviews met 20 clustercoördinatoren
In groepsinterviews per afdeling zijn een groot aantal thema’s besproken, zoals: ervaringen met en wensen m.b.t. de fysieke en digitale werkomgeving, clusterspecifieke aspecten (bijv. het veiligheidsaspect voor het cluster Financiën en de specifieke klantcontacten bij het cluster Burgerzaken), plaatsing van clusters t.o.v. elkaar (vertaald in een relatieschema), identiteit, werkwijze en gedrag, flexibiliteit (uit de medewerkersenquête blijkt een vrij grote bereidheid om werkplekken delen, zeker als het directe collega’s betreft), ambities voor de werkomgeving en toekomstverwachtingen.
- Inzet reken- en redeneermodel PACT
Met PACT zijn een aantal mogelijke huisvestingsscenario’s doorgerekend en is bekeken welke scenario’s haalbaar zijn binnen de beschikbare ruimte in het gemeentehuis van Veldhoven. Voorafgaand aan deze berekeningen zijn in een workshop een aantal basisuitgangspunten vastgesteld, zoals de ambities voor de werkomgeving, de mate van openheid en de diversiteit aan soorten plekken en bijbehorende geschiktheid voor activiteiten.
Terugblik CfPB
Het was een interessant, prettig en leerzaam onderzoekstraject. We zijn benieuwd naar het vervolg. In theorie zou deze vroegtijdige uitgebreide verkenning moeten bijdragen aan een succesvol herhuisvestingstraject. We zouden de resultaten te zijner tijd graag nog eens komen opmeten.
Onderzoeksrapportage
Geïnteresseerden in de onderzoeksmethode of de onderzoeksrapportage kunnen contact opnemen met Sandra Brunia.