Flexibel huisvesten en kostenempirie
Haalbaarheidsstudie in opdracht van de Rijksgebouwendienst (tegenwoordig Rijksvastgoedbedrijf) naar de ambitie om de flexfactor te verlagen tot 0,7 werkplek per fte. De hoofdonderzoeksvraag luidde: “Wat gebeurt er met gebouwen, met mensen en met kosten als we de normen verlagen tot het ambitieniveau (0,7 werkplek per fte)”? De haalbaarheidsstudie is verricht in het kader van het onderzoeksprogramma Fysieke Werkomgeving Rijk.
Aanpak
In het eerste deel van het onderzoek zijn de effecten bestudeerd van de verhoging van de ambitie (naar 0,7 werkplek per fte) op de samenstelling van de werkplekkenmix en de ondersteunende plekken. Dit is gedaan met behulp van het reken‐ en redeneermodel PACT, toegepast op een tweetal cases van rijksgebouwen in Den Haag, te weten het gebouw Rijnstraat 8 en het gebouw de Resident (Castalia).
Het tweede deel “Evaluatie van gebruik en beleving” behandelt de sociaalpsychologische en organisatorische effecten van de verhoging van de ambitie (naar 0,7 werkplek per fte) op basis van aanwezige kennis binnen het CfPB.
Het derde deel van het onderzoek gaat over de kwantificering van de economische effecten in theorie en bij een tweetal cases (Rijnstraat 8 en de Resident) bij een verloop van de flexfactor van 1,1 naar 0,9 en verder naar 0,7.
Bevindingen/conclusies
-
Naar verhouding daalt dan het aantal werkplekken en neemt het aandeel in de totale oppervlakte (en aantal ruimtes) van de faciliteiten en de overlegplekken toe.
-
De open‐gesloten verhouding is sterk afhankelijk van de keuze van de toe te passen typen plekken. Als het activiteitenpatroon stabiel blijft, zal deze in verhouding niet sterk verschuiven bij een verandering van 0,9 naar 0,7.
-
Vooral vier werkomgevingsaspecten zijn van belang zijn voor een positieve beleving van de werkomgeving en de gepercipieerde productiviteit van medewerkers. Deze aspecten zijn: de functionaliteit en comfort van de werkomgeving; hoeveelheid, functionaliteit en diversiteit van ruimten; concentratiemogelijkheden; communicatiemogelijkheden en sociale interactie.
-
Verschuivingen ontstaan niet alleen bij de gebouwgebonden investeringen en jaarkosten, doch vooral bij de kosten voor het interieur, uitrusting en ICT. Vooral de kosten voor meubilering
en inrichting nemen sterk toe bij de FWR ambitie 0,7 werkplek per fte. -
De kostenreductie is het grootst bij de verandering van de flexfactor van 1,1 met vaste werkplekken naar 0,9 met flexibele werkplekken. De volgende stap naar een verlaging van de flexfactor naar 0,7 geeft per persoon nog steeds besparingen, maar in mindere mate.
-
De toepassing van de berekeningen op de twee cases, Rijnstraat 8 en De Resident (Castalia) laten zien dat het van essentieel belang is aan te sluiten bij natuurlijke ingreepmomenten.