Center for People and Buildings

U bent hier: >>Huisvestingskeuzemodel

Huisvestingskeuzemodel

Huisvestingskeuzemodel

Procesmodel voor mens- en organisatiegericht huisvesten

Geen huisvestingsproces is gelijk. Huisvestingsprocessen kennen verschillende contexten, uiteenlopende doelstellingen, variëren in omvang en impact op de organisatie, worden top-down benaderd of juist bottom-up etc. Naast deze veelvormigheid zijn er ook overeenkomsten: alle processen kennen een begin en een eind, waartussen vele keuzes gemaakt moeten worden. De keuzes dienen idealiter onderbouwd, helder, integraal, afgewogen en gedragen te zijn en zonder twijfel. In de praktijk zijn keuzes vaak impliciet, zonder heldere argumentatie en het ontbreekt vaak aan consensus over gemaakte keuzes. Of een nieuw huisvestingsconcept een succes wordt valt vooraf meestal niet te voorspellen.

Het CfPB heeft het Huisvestingskeuzemodel (HK-model) ontwikkeld om een gezamenlijke bewustwording te creëren over het huisvestingsproces, besluitvorming te ondersteunen, communicatie te faciliteren en tussentijds te reflecteren op het proces en hiervan te leren voor vervolgstappen.

het model draagt bouwstenen aan voor de best mogelijke huisvesting en het proces er naar toe met een meer ‘evidence based’ vertaalslag ‘van organisatie naar huisvesting’.

Wie en wanneer?

Het HK-model is enerzijds bedoeld om organisaties te helpen om meer grip te krijgen op hun huisvestingsproces en om beter onderbouwde en meer gedragen besluiten te nemen. Beoogde gebruikers zijn onder andere projectteams, huisvestingsadviseurs en ondernemingsraden. Het model kan ingezet worden bij aanvang van een huisvestingsproject, wanneer een project is vastgelopen voor een probleemdiagnose, en na afloop voor een projectevaluatie. 

Anderzijds kan het model gebruikt worden voor onderzoeksdoeleinden. In eerste instantie zal de focus daarbij liggen op het verzamelen van informatie over huisvestingsambities en bijbehorende conceptuele keuzes, en op het besluitvormingsproces en de wijze waarop organisaties nieuwe huisvesting implementeren.

Wat bereik ik?

Ondersteuning van de besluitvorming en  van de projectaanpak, gezamenlijke bewustwording, betere afstemming, meer transparantie, betere interne communicatie, gestructureerde leermomenten, projectarchivering.

Eerdere ervaringen

Het HK-model is ingebracht in diverse onderzoeksprojecten waarbij het CfPB is betrokken. Bijvoorbeeld bij de ontwikkeling van de corporate standaard voor de Rijksoverheid ‘Fysieke werkomgeving Rijk 2011’ en bij het RIVM bij de vertaling van een Visiedocument tot een Programma van Eisen voor nieuwe huisvesting. Huisvestingsadviseur Yolanda-Ikiz vertelt over haar gebruik van het model bij de herontwikkeling van het WSD-complex in Leiden.  Het model heeft inmiddels ook zijn weg gevonden naar het onderwijs, onder andere bij het NHTV in Breda.

Fysieke werkomgeving Rijk
Bij de ontwikkeling van de corporate standaard voor de Rijksoverheid waren meer dan honderd mensen betrokken. Het model hielp om een gemeenschappelijk(e) structuur en vocabulaire te hebben. Bij workshops zijn de te bespreken onderwerpen gekozen en gedefinieerd aan de hand van het model. De inhoudsopgave van het onderzoeksrapport volgt de componenten van het model. Een belangrijk voordeel daarvan was dat de huisvestingsambities continu leidend zijn gehouden voor de redeneerlijnen. Ook werd daardoor duidelijk dat er in beginsel de meeste nadruk lag op de ambities Efficiency en Innovatiekracht en op de conceptuele keuzes over het Werkplekconcept. Verschillende werkgroepen hebben daarna ook de ambities Duurzaamheid, Flexibiliteit en Herkenbaarheid  uitgewerkt en conceptuele keuzes zoals de  esthetische en technische basiskwaliteit.

RIVM
In de projectgroep die zich bezighield met de vertaling van een Visiedocument tot een Programma van Eisen voor nieuwe huisvesting zaten veel medewerkers die in hun dagelijks werk niet met huisvesting bezig zijn. Het HK-model is gebruikt om een gezamenlijk referentiekader te creëren voor de  betrokkenen. De projectteamleden hebben acht bezoeken afgelegd bij voorbeeldprojecten. Het overzicht van te maken conceptuele keuzes heeft geholpen om tijdens presentaties en rondleidingen niet alleen bewust te zijn van de ‘eigen’ voorkeursonderwerpen, maar ook te letten op de overige onderdelen waarover keuzes gemaakt moesten worden. Er is een matrix die ambities en conceptuele keuzes met elkaar verbindt. Deze is gebruikt om gezamenlijk bepaalde voorkeuren of bezwaren in oplossingen terug te leiden naar huisvestingsambities. Waarom was men het meest enthousiast over het werkplekconcept bij die ene organisatie? Waarom voldeed het ene bedrijfsrestaurant beter aan de wensen voor het eigen concept dan het andere? Als de achterliggende ambitie van stimuleren van ontmoeting zo belangrijk is, wat betekent dat dan voor de keuzes in het gebouwconcept of het facilitaire serviceconcept?

Herontwikkeling WSD-complex Leiden (faculteit geesteswetenschappen)
Yolanda Ikiz-Koppejan, mede-auteur van het HK-model, werkt in 2015 als procesmanager Visievorming Gebruikerswensen bij de faculteit Geesteswetenschappen ten behoeve van de herontwikkeling van het WSD-complex in Leiden en gebruikt daarbij het HK-model. Ze vertelt hierover het volgende:  “ Ik gebruik het HK-model op de achtergrond om mijn werk voor de faculteit te structureren. De participatie wordt bijvoorbeeld gestructureerd aan de hand van de conceptuele keuzes in het model. En ik gebruik het plaatje van het uitgewerkte HKM in mijn overleggen met projectleden en medewerkers van Vastgoed. Daarmee krijgen we een gedeeld referentiekader over wat de faculteit voor informatie aan zal leveren aan de afdeling Vastgoed en waar we nu staan. Het geeft zeker houvast en door het gebruik van het model kun je meer in de lead zijn. Het is voor anderen ook makkelijk dat er een kader ligt. Het vraagt wel kennis van huisvestingsprocessen om het model handig toe te passen.”

NHTV Breda
Het HK-Model wordt binnen de Facility Management opleiding ingezet  voor het aanbieden en structureren van studentenprojecten in het kader van werkplekinnovatie en vastgoedmanagement. Het model is toegepast bij het evalueren van casestudies van de belastingdienst, en bij een opdracht om om leegstaande kantoorgebouwen te analyseren en een advies voor te bereiden voor de functionele optimalisatie of transformatie van de betreffende kantoorpanden. Studenten geven bij een evaluatie aan dat ze  het HK-Model een goed instrument vinden voor het beter en meer transparant structureren van de besluitvormingsprocessen. Vooral de meerwaarde van het HK-Model bij het identificeren en documenteren van organisatorische ambities en doelstellingen, en de daaruit voortvloeiende conceptuele keuzes, werd als zeer waardevol gezien. Daarnaast vonden de studenten dat het HK-model bijdraagt aan een beter communicatieproces en meer professionaliteit.

Meer informatie

U kunt het Huisvestingskeuzemodel bestellen met het bestelformulier.

Ga naar het bestelformulier

Het rapport is enkel te verkrijgen als pdf en kost 15 euro ex 21% BTW (studententarief 10 euro).

Contactpersoon

Anca Gosselink

Anca Gosselink

Project manager│Msc Culture, Organization and Management